提升工作效率,職場必修的6個關鍵技能

提升工作效率,職場必修的6個關鍵技能

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在上一篇文章《做好筆記就能掌握人生?新鮮人一定要做的3種筆記》中,我提到我們大家在離開學校、進入職場後,開始會有很多被交辦工作的機會。不過,這些交辦工作的人通常又不會耳提面命地催促你完成,也因此你需要透過一些方式,確保自己有把這些工作記住並做好。

我在那篇中有提供大家三個建議,包含:

1. 空出你的大腦

2. 有效率地做事

3. 講老闆懂的語言

而上次我談了【空出你的大腦】,在更之前的文章中,也提過【講老闆懂的語言】。這次,我想來談談如何【有效率地做事】。

所謂「有效率地做事」,指的是在你進入職場的初期,就該學一些能提升自己工作效率的知識。

雖然該學的東西其實不少,甚至可能得花非常長的時間才能學得差不多,但在進入職場初期,若什麼都學,也可能什麼都不精。因此在這篇文章中,我就談六個最核心的技能就好。

你可以依循內容來有方向地學習,也思考看看自己目前在這幾個方面做得如何。

第一個方面是時間管理

講到「時間管理」,很多人直覺會想到的恐怕是學個什麼方法,讓自己能在同樣的時間內做兩倍的工作。

但這其實僅是時間管理的一小塊,畢竟時間能縮短的幅度終究有其極限,再怎麼縮短也不會跟別人差太多。我認為更重要的時間管理能力,反而是「怎麼選擇」。

「選擇」的意思,就是怎麼在上班環境中正確地理解老闆的所思所想,知道哪些事情重要、哪些事情是其次,然後做出正確的優先排序。

當然,你手上的事情會不斷增加,所以接下來,你則需要發揮減法思維,把那些重要的事情做到最好;而重要性次之的事情就稍微往後推遲,甚至利用簡易的方式做到剛剛好就好。

所以對我而言,「時間管理」背後其實包含了幾項重點:

1. 理解老闆

2. 優先順序

3. 減法思維

因為時間終究有極限,我們誰也不可能把所有事都做得面面俱到。也因此,知道如何選擇、並把真正重要的事情做好,這是所有人在職場上都需要具備的敏感度。

第二個方面是專案管理

若你已經追蹤我們一段時間,大概知道我們一直以來都從事「專案管理顧問」的工作。在我們剛開始接觸專案管理時,所謂「專案」還只是規模比較大的公司才有、也才比較重視,並有「專案經理」這個職務。

但是這兩年專案管理越來越普遍,幾乎各行各業內都有所謂的「專案」。這其實從我們最熱門的專案管理課程【專案管理一日特訓班】的學員工作背景中,也可以明顯察覺。

早期,參與這門課的同學大多都來自科技業、軟體業和金融業,接著慢慢出現製造業以及公部門的從業人員。到了現在,幾乎各行各業都有人來上課,而且學員年齡層也逐步下降。

其實與學員們一聊也就不難發現,因為現在各行各業變動都很快,所以很多行業都開始有「臨時性任務」-- 也就是老闆突然有個點子,便從各部門拉幾個人出來執行。這也就是所謂的「專案」。

而你一想也就知道,這類點子來得突然,恐怕連老闆自己都未必有思考得很周詳;加上參與的成員橫跨公司好幾個部門,過去可能也不曾一起工作過;再加上由這個臨時編制的團隊提出的方案,最好還要受到市場接受和喜歡……要在這樣的狀況下快速完成任務,真的不容易!

不過,你若在很年輕時就有專案管理的概念,能把這類「突發事件」妥當地規劃並執行,那之後不管去哪裡工作,職涯之路大概都會順遂許多。

很多年輕人也會來問我:「我剛進入職場,沒有什麼非常紮實的技能,那我可以學什麼?」我其實都會推薦大家學習專案管理,增進溝通及協調調度的能力。

因為無論你最後發現自己的天賦熱情在哪裡,這都能成為你底層的重要能力,讓你做起事來更有頭緒!!

第三個方面是Excel

我之前在文章中提過,其實大部分的年輕人最該在學校學好的能力,除了本科系的專業知識之外,就屬微軟的Office軟體工具。原因在於,在你出社會後,立刻就要長時間和這些工具打交道。

而在Office系列中,又以Excel最重要。

為什麼呢?

因為在你還很菜的階段,離上台做簡報大概還很遠,所以PowerPoint可能不是最優先會用上的。

至於Word,雖然它也有很複雜的用法,比方說製作目錄之類的功能,但剛入職的頭幾年,老闆大概不會要我們寫非常複雜的文件。另外,簡單的Word文件你大概也很難搞錯甚麼。

而且因為Word文件最後常是轉成PDF或是列印出來,所以就算你真的甚麼排版技術也不會,只要懂得多按幾下空白鍵或就算用些笨方法來調整,大概還是能排出「看似OK」的文件。

但Excel就不同了。有些功能你若不會,比方說函數或樞紐分析等,那就真的很難蒙混過去。而這些功能的會與不會,也會天差地遠地反映在工作效率上。

一開始進入公司,需要用到Excel也很正常。以我自己而言,在我當年第一份工作的頭兩個月,老闆唯一叫我做的事情,就是打開合約的圖面,找出每個柱子的資料,然後用Excel做一份整理表給他。

雖然我是土木工程師,但一開始到公司,老闆也確實不可能直接就叫我們設計甚麼東西,一開始當然都是整理資料開始。

你若擅長Excel、能把資料整理得又快又好,尤其在數字部分能用公式函數的方式整理齊全,甚至之後要調整一些地方,數字一改再套入公式就有新答案出現,老闆自然就會產生「這個員工很機靈、敏捷」的好印象。同時,這也能讓你工作得更輕鬆。

所以在我看來,Excel也是越早學透越好的技能。

至於第四個方面,則是檔案存放

所謂「檔案存放」,其實就是你自己怎麼整理資料,包含實體文件,以及硬碟中的虛擬資料。另外,也包含怎麼做版本控制等事宜。

這為何很重要呢?

因為在工作上,有很多檔案或文件是會有機會重複使用的。某個任務就算今天做完了,難保三個月後不會又要再進行一次。

如果之前的資料你都能快速找到,往往就能快速做出一個新版本。而想快速找到之前的資料,一開始怎麼建立Folder、怎麼命名,就變得很重要。

但偏偏有些人就是習慣把所有工作檔案都丟在桌面,什麼整理工作都沒做,這樣一來,之後要尋找某些檔案,往往就成了痛苦的大工程。

甚至,你還可能誤刪了、或是不小心存到別處去了,也因此下次要用的時候,花再多時間都找不到。這找檔案所需耗的時間,往往就會造成工作效率低下。

另一個很多年輕朋友容易疏忽的,則是「版本控制」的概念。

比方說你寫了一份文件給老闆,老闆說想改幾個地方,大部分年輕朋友的做法,可能就是改完後直接存檔、覆蓋掉原有的版本。但有些時候老闆後續想一想,可能又會跟你說:「我想還是用原來的版本吧!」結果你並沒有將原本的版本留下來,這就可能會很麻煩。

所以以我自己而言,我會盡量留下過程中的每個版本,以備必要時使用。

像我們經常會到企業內上課、或者開設公開課程,我其實都會留下每次上課的投影片內容。因為這麼長時間中,內容難免會做些微調。如果有個學員來跟我說他在2018年1月23號上過我某堂課,那我就可以清楚知道他當時上的版本究竟談了什麼內容、傳達了什麼樣的概念,也就不會雞同鴨講。

在職場上,別人其實經常會需要你提供或參考之前的檔案來做事,所以建立好的檔案管理能力,也是非常重要的事情。

第五個方面則是文件製作

我之前說過,文件是別人認識我們的第一關。

當我們剛到一家新公司報到,老闆根本不會知道我們的能力。但如果你做的文件每次都亂七八糟 -- 格子大小不統一、顏色混亂、閱讀動線不清楚、各種字形亂用、不用標點符號,就很容易傳遞出負面印象。

你大概不難想像,當別人讀到這樣的文件,很容易會覺得我們恐怕缺乏組織能力、邏輯不好,對我們印象大扣分。

所以,製作文件前除了想想內容要寫什麼,最好也想想怎麼樣的呈現能讓讀者輕易看懂!

這其實也跟前面的Excel有關。我們在職場上難免會需要製作一些表單,但表單除了要能快速做出來、確保數字與資料正確,也還要進一步想想,這個表單要設計成什麼樣子,才能讓別人「一眼看懂」。這有時甚至會比內容本身還更重要!! 

至於跟工作效率有關的最後一項,也就是第六個方面,則是表達能力

表達能力最容易理解的說明,就是如何說話、如何表達自己的觀點。因為你可能很聰明,腦海裡頭有很多好點子,可是別人若不知道或聽不懂,那就等於沒有

也因此,你學了多少東西、你會多少東西很重要,但輸出與Output的能力一樣重要。這包含文字(比方說寫文章、寫Email、甚至是提案),也包含說話(無論是閒聊或有邏輯地把事情講清楚)。

表達能力好壞,可能影響你手上是否有充足的資源來推進工作;甚至當你面臨變動及需求的調整,你能否說服別人來支援。

另外,上台演講和簡報也包含在這個部分當中。雖然在我們進入職場的初期,可能不會有太多演講或簡報的機會,但一段時間過後,必定會有類似的工作需求。此時你若能表現得好,也會替自己帶來更多職涯上的好機會與能見度。

這也是一個需要長期努力的訓練。

以上,我們快速地把與工作效率密切相關的六項技能認識了一遍,包含時間管理、專案管理、Excel、檔案存放、文件製作與表達能力。希望各位能盡早以此為目標,方向清楚地來學習。

最後附帶一提,如果你想要系統化地學習這些能力,也歡迎你進入「大人學」課程網站,點選「年輕上班族必修」這個課程清單。在這個清單中,你可以清楚看到與以上講到的能力對應的課程,透過向專業講師學習,快速拉高自己在這幾個方面的能力喔!!

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張國洋 Joe Chang

現為識博管理顧問執行長,也在台灣百大上市櫃公司擔任管理講師與專案顧問。歷年客戶包含工研院、台積電、廣達、富智康、光寶集團、台灣大哥大、遠傳電信、中鼎工程、建國工程、台橡公司、大同公司、三陽工業、TVBS、特力屋集團、城邦集團、誠品集團等。 為了對抗雙魚座的感性,一直在努力強化理性思維與邏輯思考。 相信邏輯發展能解構任何事物,並讓我們找到合宜的人生策略與方向。

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