比起擔心 AI 取代你,你更該思考怎麼「切分工作」!

比起擔心 AI 取代你,你更該思考怎麼「切分工作」!

這幾個月因為 ChatGPT 的關係,網路上各種關於 AI 與人類工作關係的討論大爆發,隨之而來的就是有許多專業工作者,擔心自己是不是即將被取代?自己未來的職涯該怎麼規劃?作為一個職涯輔導師、文字編輯、團隊管理者,我也是在使用了 ChatGPT 的第一天開始,就在思考這個問題。

今天上班的途中,這個問題又浮上心頭,所以我就回顧這段時間使用 ChatGPT 輔助工作的體驗。我發現,現階段 ChatGPT 確實能夠幫助我完成一小部分任務,但是我工作中另外一大部分, ChatGPT 始終沒辦法幫我完成,順著這個思緒往下想,我產生了另一個疑問:「ChatGPT 沒辦法幫我完成另一大部分工作的原因是什麼?」

於是我把近期拿來請 ChatGPT 幫忙的工作區分成兩類,第一類,就是那種我會做,但是不常做、也不太熟練,所以每次要做的時候,都得花一點時間準備。例如:寫出吸引人的標題、幫我虛構幾個情境案例、幫我換個說法等等。 ChatGPT 確實在這部分可以給我帶來幫助,大部分時候只要三、四次的問答,我就能獲得需要的素材。

而第二類,則是我非常熟練,我用 ChatGPT 沒辦法在短時間內做得比我自己做還快、還好的任務。例如:理解老師提交的課程文稿、分解內容元素、抓出文章主軸、去蕪存菁、補充關鍵知識、重新撰寫等等。

我就在想,為什麼 ChatGPT 沒辦法幫我完成第二類工作?同樣都是處理文字,ChatGPT 作為一個自然語言處理模型,沒道理無法執行才對啊!想著想著我突然意識到,這兩類工作之間的差別,其實是在於任務是否「切分」成獨立的環節。

這裡我們先來設想一個情境。你是一個資深的工作者,因為工作量越來越繁重,所以公司找了一個實習生給你,要你幫分擔手上的工作,請問,這個時候的你,第一時間可以請實習生幫忙的工作,有什麼特性?是不是都是一些相對獨立的,不太會影響整個工作的任務?也就是說你能夠請實習生幫你分擔的任務,都是那些不管他在哪一個時間點執行,或是執行的品質如何,對整個工作的影響相對較小的。即便他做得不好,只要這個環節打掉重來就好,不需要改動這個工作的其他環節。。

以我自己擔任課程編輯的工作來說,我可以請實習生幫我挑錯字、改標點符號,如果他的能力好一點,我可以請他幫我潤飾短句,請他幫我讀完一篇文章抓個摘要,甚至下個標題。這些任務,實習生都可以獨立進行,而且就算做出來的成果不如預期,只要單獨修改這些項目就好,不至於牽動整堂課程的內容。

相對的,我就不太可能請實習生去完成某個會影響整堂課程的任務,比方說,我請他去改其中一篇課程文稿,如果他沒有理解我原本設定的課程方向,沒有抓到這堂課程想要凸顯的重點、想要弱化的資訊,他可能會寫出一篇偏離課程架構的文稿,而一篇文稿不合格,涉及的因素又太多,有可能是節奏沒把握好,可能是論述過於空洞,還可能是段落的順序混亂等等原因,這些因素如果要逐一修改,幾乎要把整篇文章重寫一遍,那麼這就等於浪費的一個人力,讓他做了白工。

從這個角度來看,ChatGPT 其實就像是一個經驗不足的實習生,現階段它能夠為我們分擔的工作,就是那些定義清楚,能切分成獨立環節的任務。也就是說,我原本認為 ChatGPT 沒辦法做到的第二類工作,並不是 ChatGPT 做不到,而因為是我沒有把工作「切分」分成更獨立的任務。

比方說我希望 ChatGPT 幫我改課程文稿,實際上是要求它同時完成:理解老師提交的課程文稿、分解內容元素、抓出文章主軸、去蕪存菁、補充關鍵知識、重新撰寫等等任務。我原本會期待 ChatGPT 完成這個工作,正是因為我自己在編修文稿時,並沒有嚴格區分每個不同任務的順序,很多時候就是邊看邊修,最終改完一篇文字稿。

但對於 ChatGPT 來說,「修改文稿」這個指令太過籠統,它不可能知道我想要它改什麼東西?文稿是要寫給誰看?是要解決什麼問題?為什麼某些內容比較重要?為什麼某些內容不重要?當它不知道這些資訊,自然不可能完成我期待它完成的工作。

這就好像老闆某天突然跟你說:「Joseph,這篇文章你看一下,明天改好放我桌上。」然後就消失了,你也問不到更多資訊,在這種完全不知道該怎麼改的情況下,當然也只能抓出一些明顯的問題來修改,一些會影響文章概念的部分,就只能放著不動。

回到開頭的問題,很多人看到 AI 日益強大,很擔心自己的工作是否會被取代。但我覺得比起擔心自己被取代,眼下更關鍵的事情是「怎麼趕快把可以讓 AI 完成的任務切出去」,然後你爭取更多的時間去熟悉與 AI 的協作,或是加強那些真的完全無法讓 AI 替代的任務環節。

這就會延伸討論到我在做職涯輔導時的一個觀察。很多人工作了幾年之後,都會開始承接更多管理性質的工作,但是大多數人會在這一個階段很苦惱,因為常常不知道該怎麼分派工作,或是分派出去的工作常常無法達標,最後只好自己攬下來做,然後讓自己累得半死。這種狀況就是因為他不懂得如何「切分」自己的工作,把工作變成多個可以獨立執行的環節。

當然這也不是大家的錯,畢竟我們踏入職場的第一天,接收到的就是已經切分好的任務,如果我們在職涯上升的階段中,沒有機會練習切分工作,突然接到管理工作,當然也會不適應。

但是現在有了 AI 、有了 ChatGPT ,你等於是擁有了一個 24 小時隨侍在側的實習生,甚至可以說是擁有一個全能型員工,這等於是給了你一個大好機會,開始有意識地解構自己的工作流程,逐一檢視哪些工作可以「外包」出去?哪一些工作只有你能完成?

雖然實務上,有可能你切分完成了,發現 AI 還是沒辦法做到你要的標準,但是至少你已經成功地將可以「外包」出去的任務分離出來,辨識出哪些任務才是你這個專業人才的真正核心價值,那麼你也會更清楚地知道,未來 AI 有可能取代哪一部分的你?但是無法取代哪一個部分的你?

如此一來你也等同於為自己做了一次工作健檢,找出自己的不可取代性。說不定你還會因為「切分」工作做出心得,成為未來 AI 時代下的「工作拆分師」(我亂掰的 XD),幫助各大企業將不同專業工作轉化成各自獨立的環節,而因此走出一條新的職涯道路也說不定呢!

而且我認為,這種切分工作的能力,是 AI 短時間無法取代的,因為每個產業、每家公司、每個團隊都有各自的協作方式、工作規範,任務之間的切分點到底該切在哪裡,需要依據每個獨立的情境來判定,甚至你還要依照執行任務的人才能力來微調。因此不管未來你是要往管理階層發展,或是將大部分工作交給 AI 處理,讓自己能專注於更有價值的部分,現在趕緊利用 AI 輔助自己培養起這個能力,絕對能為職涯帶來優勢的!好啦!這個概念就先說到這邊,我要趕快去「切分」我的工作了,說不定下次我就可以一邊手沖咖啡,一邊看著 ChatGPT 幫我寫出一篇很棒的課程文稿了!

 

作者 / 洪澤洋

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