【商務英文書信】為何客戶都不回EMAIL?給他一個理由回覆你!

【商務英文書信】為何客戶都不回EMAIL?給他一個理由回覆你!


對於經常要撰寫英文書信的職場人來說,無論是開發或者聯絡,你是否準確的表達,常常決定了對方是否要回覆,也決定了客戶是否認同你。

舉個例子來說,一位負責幫公司申請國外專案資格認證的經理問我:「怎樣才能加速對方回信呢?」

原來一週前,他寫信給認證單位釐清某份文件是否也需要填寫,但對方遲遲沒有回覆,眼看申請認證的截止日期再過三天就要到了,到時認證要是沒拿到,公司就不能賣相關產品,造成公司財務損失,套句「洪荒少女」傅園慧新的金句,現在經理「著急的頭都快禿了」!

像經理這樣有求於人,卻又等不到回覆的情境,你我都不陌生。為什麼對方不趕快回信呢?明明這些要求都很簡單啊,明明我們只是要知道一個數據、拿到一份報告、確認一個流程而已,手指頭在鍵盤敲個幾下,就可以回信了不是嗎?為什麼都過了一週,卻還沒有消息呢?

對方是怎麼想的? 幾個常被已讀不回的範例

在解釋這個問題之前,先來看看另一個副理的困擾。

這位副理在日商負責品質控管,他告訴我常會收到一些「無理要求」的email。「什麼叫無理的要求?」我問, 他說所謂的「無理」指的不是無理取鬧或是不得體,而是「no reason(沒有理由)」,意思就是:有人會寫信請他提供數據、報告或幫忙處理一些事,但卻都沒解釋「為什麼」,看得他滿頭問號,覺得「我有義務做這些事嗎?」應該沒有很急吧?有時甚至遇到要求涉及機密,更讓他不知所措,乾脆統統不回,收件匣裡一堆信不知如何整理。

同樣都是 email,換個位置換個腦袋,寄件者和收件者在意的點不同。第一段的經理希望可以加速「收件者」回信,第三段的副理則是因為「寄件者」沒有解釋原因而不回信。讀到這裡,你是否已經看出如何加速對方回信的端倪呢?

沒錯!想要加速對方回信,其實很簡單!就是:給對方一個理由,告訴他「為什麼」這些數據、報告、事情「應該」要馬上處理。

讓我舉幾個容易被已讀不回的句子:

  1. Could you please send me the latest figure by Jan 11?
  2. Would you mind replying with your final decision?
  3. Please confirm the delivery date.

這些句子文法都正確,但字面上因為少了「為什麼」的解釋,無法令人感受到回信的「急迫性」!,這時只要善用 so that(如此一來),在句子後面補上應該要快點回覆的「理由」,例如,對方只要回信就能:解決什麼問題、達到什麼目的、完成什麼人的要求、趕上什麼時間點等,對收件者「明示」若不早點回信,可能會造成的影響是什麼。

 

來看看例句1補上 so that 之後的差異:
1. Could you please send back the latest figure by Jan 11 so that we can finish the test by its deadline?

譯:請在1月11日之前寄回報告,如此一來我們才能在截止日期前完成測試。
明示:寄回報告具有時效性,到時沒有在截止日期前完成測試被怪罪算你的。

再看看另外兩句也補上 so that 後:

2. Would you mind replying with your final decision so that we can update the design to our regional director?

譯:是否能請你回覆最後決定,如此一來我們才能跟區經理報告最新設計?
明示:你的決定會影響的不是我,是我們經理。

3. Please confirm the delivery date so that the planners know when to schedule the order.

譯:請(回信)確認交期,如此一來規劃人員才知道何時能安排訂單。
明示:訂單要是沒安排好是因為你沒確認交期。

看完 so that 之後的原因後,收件者就會「很清楚」知道若沒有即時回信是會有「代價」的,自然就會加速回信囉!至於那位經理,他後來也用 so that 重新在確認填寫文件後補上原因(可能造成財務影響),果然對方隔天就回信,最後他也順利幫公司拿到認證囉!
 

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