【大人學書摘】打造理想簡報第一步:以「觀眾邏輯」建立易懂的結構

【大人學書摘】打造理想簡報第一步:以「觀眾邏輯」建立易懂的結構

【為什麼大人學選這篇文章給你?】

過去,許多人在做簡報時總是強調「數據」與「科學實證」,這固然能讓內容更具信服力,卻似乎少了些情感面的感染力,讓人聽了卻難以入心。也因此,近年來很多人開始關注「說故事」的技巧,就連被譽為「矽谷最有說服力的女人」、矽谷最大傳播公司杜爾特設計(Duarte, Inc.)的創辦人兼執行長南西‧杜爾特(Nancy Duarte),也曾在其TED演說與新書《簡報女王的故事力!矽谷最有說服力的不敗簡報聖經》中提及說故事的重要性。

不過除了這一點,她在書中也提到了另一個重要觀念,那就是:從觀眾的邏輯來建立結構。多數簡報的用意是讓聽眾知曉一個原本不太熟悉的主題,也因此,做為一個好的報告者,你該做的絕不只是善用數據與故事,或者是打造華麗吸睛的簡報特效,而是試著從觀眾的角度來思考,把讓內容變得好理解。如此,才能幫助你達成簡報目的,成功讓對方接收你用心想傳達的資訊。

以下,大人學節錄南西‧杜爾特新書中的〈以觀眾的邏輯建立結構〉章節,建議期待把簡報做得更好的你從中學習簡報女王的思考方式。在做簡報時,先別急著打開Power Point,站在觀眾的立場來思考結構如何安排、故事如何呈現,將讓你的簡報既清晰,理解也容易。據說…賈伯斯在簡報前也都是這樣做的喔!


「把一堆未經架構的訊息倒在觀眾身上不是明智的做法。他們的反應就像你拆解一支手錶,把零件丟給他們說:『這是拼出一支手錶所需的所有部件。』你可能會因為所做的研究和付出的精力獲得肯定,但這是低級的安慰獎。你這麼做的同時,就是承認不知道如何處理挖掘到的所有東西。觀眾期望的是結構。」

亨利・伯丁格(Henry M. Boettinger)

大多數的簡報軟體都是線性的,並且鼓勵使用者按順序創建投影片。投影片一張接著一張,自然導致使用者不得不專注在個別的細節上,而非整體的結構。為了幫助觀眾「看見」結構,請脫離簡報軟體的線性格式,並創造一個讓自己能在空間層次上檢視簡報內容的環境。

有幾個方法能做到這點。你可以用便利貼、把投影片貼在牆上或把它們擺放在地上。任何能將內容從線性簡報軟體拉出來的方法都可以。脫離創建投影片的環境,能幫你確認漏洞在哪裡,並專注在更大的整體上。這麼做有助於從簡報成串的細小部件,轉移到單一的核心訊息上。

對內容進行集群分析(clustering)有助於在視覺上評估該給每個各別內容多少比例,以及仍需多少支持論點來傳達你的訊息。請以這個方法來確認、強調正確的內容,並為每個訊息分配適當的時間。

請記得,簡報的結構需要配合觀眾的理解需求,組合方式對他們來說必須清晰易懂。專業主題方面的專家在準備素材時,很容易把心中密切相關的想法放在一起,但觀眾不一定能輕易看懂其中的關係。請以觀眾能領會的方式連結你的訊息。簡報的結構應該感覺自然,且讓觀眾覺得合理。


定義什麼是「合理的結構」

你過去應該有被摸不著邊際的簡報迫害的經驗,缺乏組織的簡報遵循某種看不見的異常路徑,只有講者自己能理解。當觀眾看不出結構時,通常是因為講者沒時間組織訊息,或者根本覺得沒必要以觀眾能輕鬆理解的方式來包裝內容。

繞來繞去的簡報是條死胡同,只會讓觀眾迷失在無路可走的迷宮中。沒有結構的想法並不扎實,結構能幫你強化思想。現在有很多演講都偏離了單純和清晰的結構,不要落入這樣的誘惑中。

簡報最廣泛運用的是「主題型」結構。樹狀圖和大綱是幫助把結構視覺化的常見方式:

請注意,所有的支持型(次要)訊息都掛在大主題下。所有的論點都對著同一個核心訊息,核心訊息底下再分流出各主題。

摘自《簡報女王的故事力》

一家上市公司的行銷長最近與我分享了他為執行長開發訊息時所做的流程修改。過去,他和團隊會透過投影片將想法「推銷」給執行長。大約三張投影片後,他忍不住插手告訴團員應該加入哪些內容。如果執行長耐得住性子,就會看到他最喜歡的內容,但如果簡報超過15分鐘,執行長就不會繼續看下去。

他笑著告訴我們,上次他對執行長簡報時,團隊靈機一動,拋開投影片,只給他一份基本大綱。執行長很快就抓到了結構,講完後立刻看他喜愛的內容,接著把大部分時間用於擴展提案的想法。大綱萬歲!

檢視簡報的整體結構有以下好處:

1. 可創造出結構的梗概,讓你看到整體而非部分,好專注在構築想法而非細節上。

2. 可確保你有一個支持型(次要)主題來支撐清楚的核心訊息。

3. 可過濾掉該主題範圍內,不完全支持單一核心訊息、非直接相關的子主題。

4.  可協助審查團隊快速了解結構和訊息,節省他們的時間,好給出更周延的回饋。


組織結構實戰

架構支持型(次要)內容有數種有趣的方式。按主題架構的結構最常見,不過簡報結構也有其他較少見的組織模式。這些模式可以用來取代主題型結構,成為首要結構,或者用來安排某子主題項下的內容。

以下四種結構呈現自然,像說故事一般,能創造簡報的趣味:

1. 時間順序:依照事件的時間進展(往前或往後)安排與事件相關的資訊。這種結構最適合用在以事件發生順序來理解主題的時候。

2. 步驟順序:依照流程或逐步次序來安排資訊。這種結構通常用於報告,或用來描述專案展示。

3. 空間順序:依照事物在實體空間中相互的關聯性來安排資訊。

4. 重要順序:依照重要性安排資訊,通常從最不重要依序排到最重要。
 

以下四種結構本身都含有對比,可用於說服性質的簡報:

1. 問題解決:以陳述問題與解決方式來安排資訊。確認問題的存在有助於說服人們需要改變。

2. 比較對照:依照二件以上事物的相同點與相異處來安排資訊。資訊放入此脈絡中時,見解就容易浮現。

3. 因果關係:依照各情況不同的因果關係來展示資訊。這種方式運用在「推動行動來解決問題」時,效果最佳。

4. 優缺點:依照「好」或「壞」兩種類別來安排資訊,這能幫助觀眾評估某議題的正反二面。

選擇最適合你訊息的組織結構。無論你用的是哪種結構,請以清晰的言語或視覺提示來引導觀眾,讓他們清楚知道你的立場,以及你要帶他們去哪裡。

 

向諾貝爾獎得主「費曼」學演說:分析與情感並用

物理學家理察・費曼在加州理工學院的課程不但吸引了熱情的物理系學生,甚至連非物理專業的學生也純粹覺得好玩去上(這是物理課前所未有的現象)。費曼簡單易懂的溝通風格為他贏得了「偉大的解說者」稱號。

費曼在接受英國廣播公司(BBC)採訪時,解釋自己如何備課:「我該怎麼教他們最好?從科學歷史的角度或科學應用的角度?我的理論是……要亂上加亂。用盡一切方法做到這件事。你在講的時候,不同的論點可能吸引不同的人。因此,對歷史感興趣的學生有對抽象數學感到無聊的時刻,喜歡抽象的學生也有覺得歷史無聊的時刻。這樣所有學生就不會整節課都覺得無聊了。」

每次上課時,費曼不但動腦,也以內心情感來傳達他的觀點。

摘自《簡報女王的故事力》

1. 分析型策略

A. 運用信號:費曼運用組織型信號,協助學生理解課堂中各結構段落是如何組合的。他一開始就表明結構為何,轉移到新重點時則以有修辭性色彩的疑問句與口語信號來表達。

舉例來說:在介紹階段,他會用「我想談的是…」等句子來開頭;新重點階段,則會分類「第一」、「第二」、「第三」;結論階段則會用「最後」來結束。

B. 分項列舉:費曼會打破內容並分段。他會說出「接著將解釋幾個重點」,然後在上課過程中清楚說明他解釋的重點是什麼。

C. 視覺化:費曼經常使用35毫米幻燈片、投影機和黑板,但不會過度依賴這些器材。他授課時常輔以戲劇化的手勢和聲音效果,而不是在黑板上寫滿深奧的符號。

 

2. 情感型策略

A. 讚嘆科學的奇妙:費曼如孩童般的好奇心驅使他走向科學,也因此為他的課堂注入了對科學及生命充滿詩意的驚嘆之詞。費曼不只談論物理學,而是對物理這個主題,以及自然壯麗之美與光輝發出驚嘆。

B. 運用幽默感:費曼有一種自嘲的幽默感,而且擅長把自己的幽默跟主題相互融合。他知道有趣的故事比起邏輯縝密地授課更容易被接受。他授課過程中幾乎是等距插入幽默。


能放大效果的訊息順序

結構可以產生想要的結果。你身處何處,以及如何將某資訊與其他資訊相連,能創造意義並決定其他人接收這些資訊的方式。透過精心安排的資訊來創造情感訴求,並在簡報結束時營造出講者想要的情感效果。

以下是某公司第三季度的進度報告範例。多數組織會定期發表這些報告,好傳達該組織朝目標前進的進展。請注意「轉到這裡」這部分指出員工應該更有信心且更有動力來提供協助。

摘自《簡報女王的故事力》

 

無法激勵人心的結構V.S激勵人心的結構

第一個簡報結構(上),是無法激勵觀眾產生「會成功」的信心。

接著,再看同樣的材料以不同方式、再加上一點情感訴求呈現(下)。簡單的結構變化與慶祝式的驚嘆語氣,改變了簡報的調性與結果。每一點都建立在前一點的基礎上,最終達到漸進式的激勵效果。

摘自《簡報女王的故事力》

分析與情感型內容對比

我們再次檢視上一節的第三季進度簡報。典型的季度進度簡報往往充滿數據及報告素材,很難讓員工對該訊息產生連結。

盤點你的投影片,確認哪些內容可以從分析型轉換為情感型。適合的內容就加以轉換。在電影中,情緒的轉換稱為節奏轉折(beats),是電影中最小的結構元素。同一個場景中可能有好幾個節奏轉折,每個場景也會確保帶有情感的轉折。編劇必須精心安排轉換痛苦與快樂的情感,好讓觀眾持續保持興趣。進行簡報時,在分析型內容與情感型內容間來回轉換,也能像電影一樣吸引觀眾。

 

表達方式的對比

媒體與娛樂的長期轟炸造成一種不耐煩的社會文化。娛樂產業各種前所未見的創新不斷產出,占據我們的思想和心靈,提供各種逃離現實的途徑。

現代觀眾已習慣了快速動作、快速變化場景、讓人心跳加速的配樂。娛樂的進步提高了人們對視覺與內心刺激的期望值,減弱了在講者喋喋不休時專心坐上一個小時的能力。大多數人十分鐘內就開始坐不住,希望自己有遙控器可以轉到比較有趣的內容。

把傳達方式從傳統讀出投影片上的內容改為非傳統的方式,可以讓觀眾保持興趣並創造驚喜。運用媒體交替、多位講者交替、與觀眾互動,可以讓演說保持活力。但請注意,這些模式的改變需要預先詳細規畫。一小時內「可以」用好幾種模式,也「應該」這麼做。

引起觀眾注意並保持專注力的關鍵,是持續讓新的事件發生。這會讓人感覺簡報持續「進行中」。台上的肢體動作也屬於非傳統的表達方式。由於人類戰或逃(fight or flight)的天性本能使然,我們不得不仔細觀看視覺事件。媒體變化、交替講者,甚至戲劇化的手勢這類簡單的技巧,都能為觀眾帶來變化性,保持他們的興趣。

過度使用投影片會削弱人類連結的力量。由於現實中與人們(你的觀眾)連結不多,所以你應該充分利用這個親身做簡報的機會。如果觀眾感覺跟你有互動了,他們會認為這是場成功的簡報。降低對投影片的依賴性有助於促進這種連結。

在傳統與非傳統方法間變換表達方式可以創造對比。下表為不同表達方式的對比。你可以看到運用非傳統的表達方式讓簡報更為有趣。

摘自《簡報女王的故事力》

把你的故事放上銀幕

終於進入創建簡報的最後一步。現在,你所有的訊息都很清楚且結構良好,可以開始為投影片做分鏡表(storyboard)了。

在打開簡報軟體之前,請記住以下幾點:

1. 一張投影片一個想法:每張投影片都該只有一個訊息。沒有理由把好幾個想法塞進同一張投影片。投影片是免費的,你要做幾張都能做。但請給每個想法單獨專屬的舞台。你每次轉跳到下一張投影片時,觀眾視覺會重新受到吸引,因此擁有幾張節奏適中的投影片,視覺上會在每次點擊時重新吸引他們。

2. 保持簡單:在紙或便利貼上簡單勾勒出能表示你想法的小圖(右下圖)。把你的想法限制在一個小圖的空間內,可以引導你在簡報軟體創建投影片之前,僅用簡單、清楚的文字與圖案(做為概念)傳達訊息。即使沒有圖像,在銀幕上打出漂亮的大字,也勝過密密麻麻的文字。

3. 把文字變成圖像:把文字變成圖像並不難,只要你了解投影片上的文字關連。請觀察某張你有列點符號的投影片。在你組合該投影片資訊時,每一點應該都跟其他點有某種關係,感覺是同一類的。把投影片上所有的動詞或名詞圈起來,然後仔細思考彼此之間的關係。動詞與名詞相互的關係很可能是以下圖形其中一種類別。

 

結論

所有事物都有與生俱來的結構。一片葉子、一棟建築物,甚至一支冰淇淋都有其(分子)結構。結構形成一切事物的形狀和表達,簡報也一樣。簡報的結構會決定觀眾如何看待它們。結構的大小變化,都會改變觀眾對內容的接受度。

要讓結構產生效果,請把簡報從線性的製作環境中拉出來,並從空間和整體來檢視結構、確認結構良好,然後再安排能發揮最大作用的流程。

結構可以讓觀眾跟著你的思考過程走。如果沒有清楚的結構,就容易跳來跳去,隨機連結到一些想法上,讓觀眾搞不清楚你的訊息。堅實的結構可以讓想法有邏輯的流動,並協助觀眾看到各點如何互相連結。

本文選自商業周刊《簡報女王的故事力!矽谷最有說服力的不敗簡報聖經》

 

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