前幾天我教老爸用電腦，老爸對於「網際網路」這個概念覺得很抽象，尤其是關鍵字一輸入，瞬間出來一大堆資訊（還查得到跟自己有關的），這些資訊到底是打哪來的？是誰放進去的？而且為什麼不用付錢就可以取得？我雖然解釋了半天，但老爸還是一臉茫然，總之，我只能說我們活在一個很神奇的世界吧！

言歸正傳，Google的個人管理服務（Gmail, Calendar, Task）應該很多人在用。這幾年我自己也依賴他們來管理我的生活和工作，這裡軟體操作就不多談了，主要想分享一下我自己如何使用這工具（Google Calendar），以及背後的一些想法。很歡迎大家看過後，也提出你的使用心得。

我為什麼用Google行事曆？以下是我的理由：

1. 免費。不過哪天需要收費時，以我現在的依賴程度，可能也會乖乖付錢吧！
2. 雲端服務，不管是公司、家裡、或任何地方，只要有電腦，連上網就可以使用。
3. 可以和手機雙向且即時同步，這點真是太棒了！
4. 介面簡單，但我需要的功能幾乎都有了。
5. Gmail、行事曆、工作清單整合還不錯（待會兒有實例）。

行事曆與待辦清單在使用上如何區分？

這問題也一度困擾著我，我現在的原則大概是這樣的（針對行事曆中的事件）：

明確的時效性：時間一過，事件也就失效。如會議、課程、正是或非正式的約會等等。
需要事前提醒：主要是利用行事曆軟體必備的提醒功能。
週期性地發生：像是親朋好友的生日、帳單日期、例行性會議等。

不具以上特性的事件，一般都會被我歸類到工作清單中。比方說「閱讀合約文件」或「準備上次會議記錄」這類事情，雖然也是有某種程度的時效性，但未必嚴格地要求在某個時間段完成，況且就算時間過去了，終究還是得完成它，沒有失效這回事，這就是所謂的To-Do Items（待完成事項）。不過Google的工作表項目，如果押上一個期限，就可以顯示在Google行事曆上，此外，很多待完成事項如果不押定一個日期，可能永遠都不會發生！基於以上，我還是會「以週為單位」，把這些待完成工作概估一個完成日期，通常是每週的星期五或星期日（圖片中草綠色的項目），也就是說，每到週末，我就要檢討一下哪些本週的待辦事項哪些還沒有完成。

多重行事曆的如何分類？

多數的軟體都可以設定多重行事曆，但我會建議，除非真有必要，越少組越好。因為太多組行事曆，畫面會花花綠綠的，形成干擾，你有可能會想隱藏幾組行事曆，讓畫面單純一點，但一隱藏忘記打開，搞不好就漏看了重要的事件。基本上，我的行事曆只有四組，一組是工作表（草綠色），也就是前面提過的待辦事項，這其實是Google內建的。一組是帳單（粉紅色），用來提醒我該繳費了，另一組是紀念日（深灰色），主要是記錄親友生日。除此之外，所有的事件我全部都放在行事曆（藍色）這個群組裡面。

可能有人會問，你的行事曆怎麼公私不分。我知道很多人會習慣性地把行事曆分成公事和私事兩組，但以我的生活型態來說，這樣意義不大。比方說白天上班時，我會利用零碎時間，繳個信用卡費，打電話給家人約事情，或是上網買個東西，一方面把瑣事處理好，一方面也是調適一下工作心情。同理，在家時，我也可能讀一些工作上的資料，準備課程，或是擬定工作計畫等。對我來說最重要的，是清楚看到每週（或每天）我該做的事情，至於它是公事還是私事，不重要，有時也分不清楚。

如何用行事曆來管理帳單？

剛剛提到我用行事曆管理帳單，我覺得還挺有效率的。因為帳單都是有週期性的，用Google行事曆來設定非常方便，每月的信用卡費，雙月繳一次的水電瓦斯，每季繳一次的第四台，每年繳一次的保險費，都可以設定無誤，而且可以安插提醒功能。

行事曆甚至可以幫我們記錄過往帳單繳了多少錢。舉例來說，每個月的信用卡我繳過之後，原本當月的事件是「信用卡繳費」，我會修改成「信用卡繳費(5,566)ok」，這樣一來，如果我想知道過往的繳費記錄，只要在搜尋框中輸入關鍵字「ok」，就可以列出所有繳費記錄，這樣是不是要比整理紙本帳單方便多了？

把email變成「事件」and「待辦事項」

MS Outlook裡有個不錯的功能，就是將需要後續處理的email變成一個待辦事項。這個功能其實Google也有，操作很簡單，而且還可以變成一個行事曆上的事件。

先這樣，以後想到什麼別的應用，再補充囉！