（Photo by Cup of Couple on Pexel）

本篇也可以搭配我們的 Podcast 節目《大人的 Small Talk》一起聆聽，在多數 Podcast 平台（例如 Apple Podcast 或 Spotify）都可以找到！

無論是學生或 Podcast 聽眾，最常問我的問題之一，就是「溝通」相關的煩惱。

溝通確實不是件容易的事情。我們不只要達成個人目的，還要留意對方的感受，以免一不小心就破壞雙方關係。溝通的眉角很多，也難怪總是在提問榜上名列前茅。

在這篇文章中，我整理出3個常見的溝通難題及對策，也藉此和你分享幾個說話「基本功」！

【難題1】平時講話很正常，但一被老闆問話就腦筋空白、講不出重點，怎麼辦？

多數人之所以一被老闆問話就腦筋空白，常是源於學生時代對考試的恐懼──深怕此刻沒給出正確答案，就等於考砸了。但在職場上並不是這麼一回事，與其急著給答案，我更建議你建立一個心態，那就是「以慢代快」。

很多人以為，會說話的人一定都反應很快，於是所以要趕快回答老闆才是對的。但其實，「會說話」和「反應快」是兩回事。有些人雖然反應很快，但說話根本沒內容；相反地，有些人講話雖慢，但卻有條有理、內涵豐富，像我的偶像，台積電創辦人張忠謀先生就是例子。

也因此，如果你反應就是沒那麼快，下次老闆問你問題時，你不妨多思考幾秒，或將問題複述一次。比方說，再跟老闆確認一次「您問的問題是○○○的意思，我的理解對嗎？」一方面確認對方的問題，二來也替自己多爭取思考的時間，採用更舒緩的節奏來答覆老闆。

除了建立「以慢代快」的節奏，我也建議你平時可以做額外兩項準備：

1. 記錄老闆常問的問題，事先想好如何回應

這方法是我剛去美國工作時發現的。當時我對自己的英文能力沒什麼自信，於是決定一律先把老闆講的內容記下來，後續再查清楚他的什麼意思。

其實，每個人都有說話的「慣性」，我很快發現，老闆會問的問題往往就是那幾個。所以這麼做一段時間後，我不知不覺建立了老闆的「問題庫」。後來他提問時，我常常早就想過了，所以回答起來就自在許多。建議你也可以這麼試試看！

2. 建立「說話結構」，臨場表達相對輕鬆

另一項平時可以做的準備，是建立「說話結構」，也就是學習一些表達框架。這麼一來，當老闆突然提問，我們就不必從零思考該說什麼、哪件事先說，只要先選定一個框架，再把對應的內容填入即可。

我自己在專業領域中最常用的是「金字塔結構」，它的核心原則是「先講結論，再講細節」。舉例來說，假設公司工廠的設備忽然故障，多數人向老闆報告時，會從頭到尾依序報告細節：「老闆，昨晚我們發現警示燈亮，但當時我們以為只是感應器太敏感，所以不以為意，接著……」雖然說的沒有錯，但很容易讓老闆聽得一頭霧水，心想：「你的重點到底是什麼」。

但如果你採用金字塔結構來報告，先把老闆最在意的事（出貨時程？客戶觀感？）當結論講出來，那聽起來可就不一樣了：「老闆，目前設備確實出現問題，不過因為我們平時進度都有超前，所以不會耽擱到出貨時程！至於詳細的起因和維修方式……」

這麼一比較，後者的說法是不是更清楚扼要呢？其實說話結構有非常多種，建議你平時可以多蒐集和練習，讓自己回答老闆提問時更從容！

【難題2】如何彰顯自己的優點，又不被覺得自大？

這是履歷課上很多同學會提出的問題。從小，父母就常提醒我們「做人要謙虛」，但偏偏很多時候，我們就是需要讓別人看見我們的能力，比方說寫自傳時。那該怎麼表達，才能既彰顯我們的優點，又不被別人覺得自大呢？

我建議你可以善用修辭，用不同的說法來表達：

1. 強調自己在這方面的熱情

與其直接說「我在這方面非常厲害」，你不如換個說法，強調你在這方面的熱情與興趣。比方說，如果有人誇我很會做專案管理，我可以回他：「謝謝你的肯定。我對專案管理真的很有興趣，鑽研相關知識與技巧，讓我覺得非常有趣而且樂此不疲！」

2. 強調自己在這方面的投入

很多餐廳常主打自家料理在製作上有多費工，如雞湯要慢燉八小時、家傳秘方百年來不斷改良等。我們也可以用同樣的方式來彰顯優點，或回應他人讚美。

例如有人誇我很會做專案管理時，我也可以說：「謝謝啦！我從剛出社會就開始研究專案管理方法了，甚至還去美國念碩士，確實花了不少心力在這件事上！」

3.    強調自己的優秀是「相對」而非「絕對」的

第三種彰顯優點又不讓人覺得自大的方式，是在回應時加上「條件」。比方說，當別人讚美我很會做專案管理、根本是專案管理大師時，我可以說：「『大師』稱號我不敢當，我頂多是在『大型專案的流程建置』上有些心得而已。」

除了轉換說法，我還有個額外建議，那就是：不要從頭到尾講自己的，也要跟對方建立連結。比方說，當別人誇我很會做專案管理，我在委婉接受之餘還會補充：「如果你在這方面有碰到什麼困難，歡迎找我一起討論喔！」這麼一來，我們個人的優異能力能幫到周遭的人，人際關係也會更好。

【難題3】主管真難當！有沒有既能確保任務推進，又不影響和團隊感情的表達方式？

如果你是團隊主管，一定碰過這樣的狀況：你指正部屬或指派工作，請他們配合，但部屬聽完卻一臉不耐煩，覺得你在找麻煩。他不開心，你更無奈。這時候你需要的是全新的「敘事方法」。

我舉個親身經驗為例。

我剛在美國當主管時，由於我的資歷跟老美同事差不多，英文能力也比不過他們，所以我明顯感覺到他們對我有點不屑。我派工作給他們，他們常常都是敷衍回應。對他們來說，我就像所有人要共同對抗的大魔王。

幾個月後，我決定採取行動解決問題。我找了一塊大看板，把每個人的名字都寫上去。接著，我把每個人的每項工作各寫在一張便利貼上，並依照完成程度，貼到「未開始」、「進行中」和「已完成」等三個格子中。我告訴大家，一個月內，我們要讓所有便利貼都歸到「已完成」。

這時候，我請他們做事也不再是說「你這幾件事怎麼都沒做啊？」，而是變成「你有沒有需要我幫什麼忙，讓你『已完成』那區的便利貼多幾張？」於是，這看板變成我和團隊共同對抗的大魔王，而我的建議也從「找麻煩」，變成對抗大魔王的助力。

這就是改變敘事的力量，也就是帶領大家用全新的觀點，來看待眼前的挑戰。在這個例子中，我透過創造新的「大魔王」（也就是進度看板）來解決困境，你也可以想想看碰到類似狀況，你能如何改變敘事方式呢？

總結本次的分享，我提到了「結構」、「修辭」和「敘事」這三個關鍵字，這在我看來，正好也是一個成熟大人該具備的「說話基本功」。如果你想學習更多，除了自行尋找管道，我也鼓勵你參與我的【V031大人的說話課：條理清晰地說出觀點、發揮影響力】這門課程。除了學習豐富的說話技巧，你還可以把實作成果分享到課後社團，與上千位同學一同交流！

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內容口述 / 姚詩豪；整理 / 鐘敏瑜