Joe前幾天po了一篇「所以..真的是我太不同了嗎？」讓我回想起自己一路走來對於「個人管理」這件事還真投入了不少心力。我記得小學一二年級的時候，老爸就帶著我和讀幼稚園的弟弟，去當時算高級的金石堂書店的文具部，一人買了一本進口的筆記本，用來記錄每天背下的詩詞（老爸是國文老師），還有記錄收了哪些叔叔阿姨的禮物，壓歲錢等等。小時候傻傻的，大人怎麼說我就怎麼做，但或許就是這樣，也養成了這種記錄整理的習慣。

國高中的時期，開始注意並使用萬用手札這種東西。上了大學，Palm出了第一代的PDA，我立刻買來使用。在國外讀書工作的時期，我用了一套叫做Quicken的軟體來管理財務。近年來，我則是以個人筆記搭配Google的雲端服務作為主要的管理工具。

如果把個人管理分為時間和財務兩大塊，光是時間管理的部份，可用的工具就百百種，老實說，這幾年下來，我有時也懷疑到底這些工具能幫我們多少？會不會花在「運用工具」上的時間，比省下的時間還多？在專案管理的領域，我們常教導我們的客戶，軟體只是一項工具，重點是管理的核心精神。同樣的，我也常問自己：「時間管理」背後的本質到底是什麼？

我一直有種感覺，「時間」跟「金錢」是極度相似的東西，「時間就是金錢」這句話都聽到爛了，但當我更深入地觀察，我發現有錢的人，似乎時間也比一般人多！很多名人，可能是企業家，或是明星，平常要經營自己的事業，出席各種公開活動，同一時間居然還能出書，而且書是歐洲旅遊的遊記！這些人怎麼「美金」多，「美國時間」也多。而我們一般朝九晚五的上班族，卻「忙碌」到連帳單都沒時間繳。這中間的自由度差距真的很大。

有錢人靠錢來滾錢（也就是投資），所以財富可以成倍數成長，這可以理解。但他們看似比一般人多的時間是怎麼來的？除了跟浮士德一樣和魔鬼做交易外，一定有種類似「時間投資」的技巧，讓他們在同樣的生命中，能完成更多有趣有價值的事情，甚至能「滾出」更多的自由時間。這樣的概念在我腦中很久了，但一直到最近我看了Stephen R. Covey的「The 7 Habits of Highly Effective People」還有Joe推薦我看的本田直之所著「槓桿時間術」，我才對這隱晦的概念有比較深刻的了解。

先拿錢來做比方，假設你今天中了樂透2000萬，而眼前只有兩種選擇，一個是買台藍寶堅尼跑車，一個是買下一間黃金店面，今晚，你要選哪一道呢？如果有看過「富爸爸窮爸爸」這本書，根據「現金流」的觀念是該選擇後者。因為花同樣的現金，後者可以出租，會產生現金流。至於買跑車，雖然在資產負債表上也是一樣資產，但不會產生現金流入，反而會因折舊、保養、油料的因素造成現金流出（這剛好解釋了不少人中樂透幾年後又打回原形的原因）。

我們或許沒有2000萬在手，但不論貧富，每個人擁有的時間都是一樣的，這是上天最公平的恩賜。所以時間運用的技巧是高還是低，唯一的差別就在於你把時間「押注」在哪裡。以下這個「時間管理的四個象限」是Covey在書中提出的，Joe也曾在「管理藝術(四)之 主動發現、弭禍於無形之中」文章中提過。

根據Covey的說法，世上所有要花時間的事情，都可以歸類為四個象限中的一個。越往上代表「重要性」越高。越往左代表「急迫性」越高。我把這圖形稱作「時間押注盤」。我們每天都獲贈24個籌碼（24小時），就看你要押哪裡，押對了，手上籌碼（=可支配時間）會累積得越來越多，押錯了，不但得不到更多的自由時間，反而會欠下「時間債」，要用未來的籌碼來還。

多數人的問題在於，不管有意無意，都會把大多數的時間押在左半部的I、III象限。第一象限是又緊急又重要的事情，像是危機處理，或是追趕期限等，簡單地說就是「救火」。一天到晚救火的人，會產生一種「英雄式的光環」：像是華爾街的交易員一般，同時夾著好幾支電話，一副大忙人的架勢。但救火的原因其實是「失火」了，我會想問，這人為什麼總是有那麼多危機？第三象限是有時間性但其實不重要的事情，像電話鈴聲響起，例行會議等。我發現不少人在談公事時，只要電話一響，他們完全不看來電顯示就立刻接聽。也就是說這些人無法忽視任何「迫切」的事情，儘管那只是一通推銷電話。這些人向「急迫」性的I、III象限，源源不絕地推出了大量時間籌碼，這是個無止盡的循環，永遠處理急事，造成的結果就是越來越忙，而且每件都是更緊急的事！

要擺脫越來越忙的循環，唯有「咬牙」把時間押注在第二象限，也就是雖「不緊急」但「很重要」的事情。為什麼說「咬牙」，因為當我們被急迫追趕時，很難挪出時間投資在這裡！對，就是「投資」，第二象限是唯一會產生正向「時間流」的一區。進行事前準備、詳盡規劃、預防措施這些事情，雖然也很花時間，但它們會降低其他象限的比重，衍生出更多的可支配時間。就像投資理財一樣，如果把手上的錢都投資在會產生現金流的標的，花在奢侈品的比重相對降低，自然就開始出現「錢滾錢」的效益。

達到時間自由的關鍵不是在「節省時間」，就像要達到財務自由，關鍵也不是在「省錢」，而是要把時間投在對的象限，產生更多的可支配時間。我歸納出三個作法，一是「篩選重組」、二是「系統化」、三是「委外」。

「篩選重組」就是盡量捨棄第四象限（不急迫且不重要）的事情，且把第三象限（急迫但不重要）的事情集中處理。這需要一點自制力和規劃力。比方說，將每天回覆Email的時間固定，中午一次、傍晚一次，而每天也隔出一段時間，留給第二象限（不急但重要），此時不接任何電話或參與會議。聽起來好像大老闆才有權力這樣做，但其實不然。平常早到公司一小時，就可以有段不被打擾的時間。另外，如果可以，特定時段讓手機靜音，或至少把Email即時提醒功能關掉，也是一種方式。

「系統化」就是建立一套機制，讓重複性的工作可以快速完成。Joe之前提過他因為「懶」，所以凡事都追求快速簡潔。我的個性則是容易「厭煩」，很容易因為重複性的事情感到無聊。以前擔任結構工程師時，我發現不管橋樑還是樓房，都會遇到計算方法相同的組件，等於每次接到一個設計案，其中都有一部分工作是重複的。我於是自作主張，將這些重複的計算寫成標準程式，以後碰到只要直接套用即可！一開始的確花很多時間，但這樣的系統完成後，後面的工作卻可以飛快地完成，錯誤明顯降低，更重要的是其他同事都可以使用，順便把我的「無聊病」也治好了。同樣的概念，我也應用在後來的顧問工作，我把常用的投影片分門別類合成一個大檔案，以後針對不同的需要，我只要開啟這的「資源庫」，這一組抽兩張，下一組抽三張，就拼成了一個新的簡報檔。系統化的概念跟傳統「節省時間」的想法正好相反，反而一開始要多花時間，但這就像一種投資，會讓你在未來生出更多的自由時間來做更有意義的事。人類的歷史就是因為發展出農牧業（系統化生產糧食），才讓大家有更多時間從事多樣的發展，造就出今日的文明。

「委外」指的就是把事情交給別人處理，讓自己有更多的時間專注在重要的事。要做到這點，有兩個最大的阻礙，一是「不想花錢」，二是「沒安全感」。

有句話說：「富人用錢來買時間、窮人用時間來換錢」，我常拿這句話來警惕自己。我們的上一代生活拮据，會為了省一段公車錢，多花幾十分鐘走路或轉車，主要因為錢很少，但時間很多。不過我相信會上網看本篇文章的人，應該不至於貧困至此。雖然這樣說可能會傷到不少人，但我覺得，如果靠為了湊滿工作時數，來換取固定薪資的生活方式，要達到財務和時間的雙重自由是非常困難的。有錢人越來越多，中產階級薪資卻日益縮水的趨勢，不只發生在台灣，而是全球現象。我漸漸學會思考自己的價值何在，進而把大量時間投注其上。舉例來說，家裡水管壞了，即使我有能力修，我也寧願花錢交給專業人士處理。多出來的時間就算能多讀半本好書，寫篇短文，對我來說更有價值。當然，把DIY當做個人休閒興趣又是另一回事了。

我想多數人都同意，一個高效率的主管，是能帶出一整個高效率的團隊，而不是靠自己瘋狂加班以一擋百。因為一個人再怎麼拼命，也不可能完成一整個團隊的工作量，就算他腦袋行，肝臟也不會支撐太久。但實在有不少人（多半屬於「牛人」一族）事必躬親，不放心把事情交給別人，要不就是怕別人做不好，要不就是怕自己重要性降低，總之就是欠缺踏實的「安全感」。以我自己來說，這幾年工作和創業的經驗讓我發現自己要學的東西還真不少，翻開我的「待學科目」清單，光這兩年就包含了資料庫分析、網頁設計、平面設計、行銷管理、管理會計、總體經濟、日文……族繁不及備載。但我現在有了全新的想法：個人的時間精力有限，與其於什麼都自己來，還不如花時間找到對的人來執行，並且學習如何管理成果，這樣才能讓時間發揮槓桿的效果。

文章開頭我們提到了各式各樣時間管理的工具，加上年底書店紛紛推出了下年度的個人手札、年曆等，讓我有感而發，整理了多年來我對時間管理的心得。我認為應該先建立起對時間管理的大策略與大方向，才能正確有效掌握這些工具，甚至有能力開發出屬於自己的工具。