前陣子，我的同事 A 遇到一個煩惱，他不知道怎麼描述我們對網站權限管理的功能需求。如果只是說「我想要一個能自由設定不同人員權限，可以輕易地修改個別人員權限」，那對外包廠商來說感覺好像什麼也沒講；但如果要把我們的需求講得很細，我們又不是專業的網頁開發人員，也不知道該怎麼做準備，擔心花了大把時間做，結果給出去的東西對方還是看不懂。

在職場工作中，相信大家都遇過這種需要跟跨領域專家溝通的情況，但是因為我們不了解對方的專業，對方也不懂我們的想法，所以雙方就經常在會議上繞圈圈，花許多時間釐清雙方「話中的意思」；或者是我們常苦惱於該怎麼描述需求，對方才能比較容易聽懂。會有這樣的狀況，自然是因為雙方背景知識的落差，以及描述事物的用字、用詞不同，進而導致溝通的「精準度」下降，雙方經常雞同鴨講。

過往遇到這樣的狀況，我們多半就只能頻繁找窗口詢問，到底要給什麼文件格式比較好？如果對方很專業，或是有時間慢慢引導我們，那倒也沒問題。但我們更常遭遇到的情況是，對方可能也沒空贅述，只是簡要的跟你說「你就列一下你想要的成的目標、想要解決的問題」，那麼我們就又會回到原點，不知道該準備什麼樣的東西。

剛好最近 ChatGPT 非常火紅，所以我就想，能不能用它來輔助我們解決這個問題呢？

於是我就在 ChatGPT 問了這個問題：我想請外包廠商幫我架設網站，這個網站有一個管理後台，我需要向廠商說明，後台權限該怎麼區分，因為公司裡不同的職位需要的權限不同，請問我該怎麼向廠商說明？或是我該提供什麼文件給廠商參考？

ChatGPT 回答我：

若您需要向外包廠商說明後台權限該如何區分，可以遵循以下步驟：

確認公司內部員工的職位和職責，以及他們需要擁有哪些權限來完成工作。例如，網站管理員需要擁有比普通使用者更高的權限來管理網站，而財務人員需要擁有編輯和查看訂單等財務相關權限。

將不同職位需要的權限列成清單，並且為每個權限進行說明。例如，編輯訂單權限包括編輯、新增、刪除訂單等。

確認哪些權限是需要共享的，例如所有職位都需要查看網站的訪問數據等，這些權限可以歸為公共權限。（略）

對於一個完全沒有網站開發經驗的人來說，這樣的資訊提供了我很明確的方向，至少我知道要往哪幾個方向準備，並且把這些資料彙整起來，但是一想到要彙整，我又遇到下一個難題：「那我該用什麼格式彙整呢？」

於是我又問 ChatGPT ：你是一個網站開發商，你希望客戶向你委託開發網站時，提供哪些文件給你，以利你完成網站開發？

ChatGPT 回答我：

當客戶向我委託開發網站時，以下文件可以提供給我，以協助我完成網站開發：

需求文件：客戶應該提供一份詳細的需求文檔，其中包括網站的功能要求、設計要求、用戶要求、性能要求等。這些信息可以讓我更好地了解客戶的需求和期望，並確保我們在開發過程中遵循客戶的要求。

原型設計：客戶可以提供網站的原型設計，以幫助我們更好地理解網站的設計和功能要求。原型可以是手繪草圖、線框圖或基於軟件的互動設計，能夠幫助我們更好地了解客戶的需求和期望。（略）

在它給我的回答中，我看到了需求文件，猜測這應該就是外包廠商希望看到的東西。不過我自己也不知道這東西長什麼樣子，如果有個範本應該會比較好溝通吧，但 ChatGPT 本身沒有網路查找的功能，於是我接著問它：我想在網路上搜尋說明網站後台權限區分的範本，請問我該用什麼關鍵字？

ChatGPT 回答我：

您可以使用關鍵字 "website admin permissions template" 或是 "website user roles and permissions" 來搜尋相關文件的範本。此外，也可以加上相關的網站建置平台，例如 WordPress、Wix、Squarespace 等，以更精確地搜尋您需要的文件範本。

我把 ChatGPT 給我的關鍵字丟到 Google 搜尋，很快地就查找到一些參考的文件或是網站的範本，這些範本雖然不見得是廠商要的，但對我來說，這些已經足以呈現我想像中的網站功能，我只要依據這些範本，將我們對的需求對應進去，就能達成「精準」傳達需求的目的。

當然，這麼做並不一定能完全省去來回討論、釐清需求的時間，畢竟有一些抽象的想法或是隱藏的特殊要求，還是需要藉由專業人士的釐清，才能夠挖掘出來。但藉由 ChatGPT 先幫我掌握一些我不具備的專業知識，至少可以減少雙方因為「未知」所帶來的溝通障礙，我可以試著用網站開發廠商的語言，跟他們說明我們的開發需求，讓雙方溝通的建立在相同的知識背景之上，減少猜錯對方的意思所帶來的「模糊感」，提升溝通的效率。

同樣的，身為課程編輯，我在規劃一門課程綱要與細節時，經常要快速理解陌生領域的知識，以及這些知識的本質、影響的範圍等等，並且構思什麼樣的人需要這樣一堂課程。

在過去，這些資訊我們除了跟老師本人討論之外，剩下的就得透過網路資訊、書籍，一點一點拼湊出課程的樣貌，過程非常耗時，有時候花一個禮拜都還不能完全理解這門學問的關鍵知識。比方說有一次我在規劃「公關危機處理」的課程大綱時，我自己根本不懂這個領域，沒辦法完整理解老師提供的課綱，更別說要進行結構上的調整，或是抓出論述的主軸了。所以我只好去買幾本書，搭配網路上分散的資訊，逐步拼湊出對「公關危機處理」這門知識的初步樣貌，才能夠正式進行課程結構的調整。

但在有 ChatGPT 輔助的情況下，面對我不熟悉的領域，我只要透過問問題，就可以在的短短一兩個小時內，掌握這個領域中關鍵的知識，然後再順著關鍵的知識深入挖掘，就能夠慢慢找到這門知識的精華，而不用再像過去那樣，我必須點開數十個分頁，一頁一頁去瀏覽網路上的分散資訊，自己花時間消化理解；更可以幫我免除因為「不懂」，而無法判斷哪些資訊是必要的，哪些資訊是次要的。因此我認為好好地利用 ChatGPT 這樣的優點，就像是有了一個隨身萬事通一樣，能幫助我們在進行跨領域溝通時，提升溝通的「精準度」，減少誤解的機會。

不過，有在關注 AI 發展的朋友應該也知道，如果我們給出的提問太過模糊， ChatGPT 也沒辦法精準地回答問題，所以網路上近期也出現了大量的「提示詞庫」，讓大家可以方便複製貼上，要求 ChatGPT 給出更明確的回答。

但是我自己看了一些詞庫，發現東西真的太多了，常常看得眼花撩亂，特別是當自己在專注的狀態中，這些資訊反而是造成我分心的雜訊，而且有時候我想要 ChatGPT 做的事情，這些詞庫裡也沒有。因此我稍微觀察了一下這些提示詞的規律，整理出三個簡單的提問句設計原則：

一、要提供清楚的角色

假設你是一個醫生，要跟網站開發公司合作，開發一個病人健康管理系統，那麼你就跟 ChatGPT 說你的身份是醫生，並且跟 ChatGPT 說它是網站開發商，這樣 ChatGPT 才能知道他要用什麼角色來回答你的提問。

二、要提供確定的目的

向 ChatGPT 描述你的使用情境。延續前一個案例來說，你可以明確告訴 ChatGPT ，你想要用這個病人健康資訊管理系統解決什麼問題。這樣 ChatGPT 就可以根據目的，推測這樣的系統可能需要哪些功能。

三、詢問產出物

ChatGPT 有時候會給出大方向的建議，比如說建議你去「檢視健康資訊的項目」之類，這類資訊雖然是正確的，但是我們還是很難想像，要準備的資料長什麼樣子。比方說你要設計病人健康管理系統的權限管理功能，就算 ChatGPT 跟你說要準備哪些內容項目，你還是可能不知道該彙整成什麼樣的形式，這時候你就問問 ChatGPT ，它所扮演的角色，想要收到什麼樣的東西？這樣 ChatGPT 就能明確告知你，作為一個網站開發商，它會需要什麼文件、素材，最後你只要請它再給你這些文件範本的關鍵字，拿到 Google 去搜尋，就能獲得想要的參考文件了！
 
以上，就是這段期間我嘗試在工作中使用 ChatGPT 一點小心得，如果你也跟我一樣，在工作中經常要跟不同領域專家協作，又因為不了解各個領域的專業知識，而導致雙方經常無法精準溝通，那麼試試看我前面提供的方法，也許能幫助你省下更多時間喔！

作者 / 洪澤洋