我之所以用到很多工具，其中主要的原因，在於目前似乎沒有一個能涵蓋整個時間管理需求的工具存在。 講到這個，很多人可能會發出「咦」的聲音。畢竟各類Calendar工具這麼的普遍，很多專家與名人也都針對如何使用行事曆寫過一堆文章，為何我會覺得不夠呢？
事實上，我在寫這文章前還真的買了一堆日本人寫的「萬用手帳應用術」、或是「記事本應用術」、甚至「時間管理術」。但我發現大部分的文章都沒辦法解決我一直以來的「疑問」。
疑問是甚麼，我先晚點說。 這裡先來談談我在讀了這些書、以及觀察大部分人對於Calendar的用法後，我覺得的缺點。
一般人既然是要做時間管理，會很自然的從「時間」為出發點；無論是分配時間、切割時間、或是工作安排，都是些很直覺想到的議題。這也是為何幾乎所有人都把Calendar當成時間管理的起點以及核心。
但只用Calendar管理時間有甚麼缺點呢？
一般用Calendar的人，我歸納起來有三種做法與行為模式
a. 只記錄邀約、或只用很小的時幅(如日計畫)
b. 勉強有用到月或週計畫
c. 真正是從年計畫一路拆解下來
A的狀況就是我前篇文章(Joe的時間管理術01 - 基本知識)中第二點提到的「被動管理」。 只是把別人邀約的事情，不加以分類的填入記事本或是軟體Calendar中。 這樣的做法其實只仰賴工具達到「提醒功能」罷了。 能做到這一步，當然比甚麼都不做而老是忘東忘西來的好。 可是對於有效的時間規劃而言，這樣只是「被動的在接受別人的安排」，而非在管理自己的工作與人生。
B的狀況當然好一些，可是也還是看得不夠遠。 只寫下月計劃，還是有可能見樹不見林。
那到底該怎麼主動管理呢？
我對時間管理的看法
我一直有個觀念，在此正好可以先分享給大家。 時間管理跟金錢管理的基本理念是很類似的。 大部分的理財雜誌在個人金錢管理上，都會教一個淺顯易懂的存錢方法。 那就是，在發薪水的那天就把要存的錢存起來。 無法存錢的大部分人，通常都是在拿到薪水後，先享樂、先做些快樂的事情(如吃飯、看電影、買奢侈品)，想說月底再把剩餘存下來就好。 但當你沒有先移開這筆打算儲蓄的資金時，你就很可能不知不覺的把它花光了。 所以，先把重要的資金保留下來，這是能否存錢的關鍵。
時間管理也很類似。 若你只是被動的讓別人來找你，並把這些事情記入行事曆，那其實你的時間會被切的零碎。 這些零碎的時間無法好好使用，最後也往往只會被浪費掉。 這也是為何很多人年初時發奮圖強說「今年一定要如何如何」，但等歲末一回顧，卻一件事都沒達成。 但你請他們認真思考原因，卻常常完全不知道時間用到哪裡去了。
所以很多書會教你，最好在每年開始時，就先拿出一份年計畫表 (大概類似下圖)
請你把一年的計劃先思考並排入。
比方說有人打算明年要報考PMP。 這類書會教你，應該在年初時把這些事情優先列在你打算進行的時間與月份。 然後每個月再細部規劃月行事曆，每周再規劃周行事曆或日行事曆，如此就能好好利用時間。
所以呢，以上面的例子來看，寫一寫可能會類似下面這張圖。
然後，你想到今年還要完成一個企畫案的提案，所以你想想可能的發生時間，也把該企畫案的事項填入。 那結果可能類似下圖：
然後，你可能再思考到還有其他重要但更次要的目標。 你再陸續的把這些相關事項填入。 以此類推，直到所有重大計畫都能安排進入為止。
換言之，當你把時間先分配給「最重要」的事情之後，剩下未填滿的時間則可以再在月規劃或是周規劃時，分配給當時才要做但相對「次重要」的事情。 而最後才把別人邀約的行程塞在空檔之中。 這樣就像一般致富書籍教導先存錢的概念一樣→ 把重要的時間先預佔下來，這樣就不會讓自己的時間被別人切碎。 先分配關鍵時間，再把剩餘時間分給其他瑣事，時間利用或是工作進行，自然能較有效率。
概念是對的，但這「方法」可還不夠完美！
這樣的做法比被動的讓別人來安排我們的時間絕對是好的多，也確實能讓人生規劃更積極。 但我自己試過幾次後，卻覺得這方法其實還不完美，僅是個理論上很好的方式。
為何說理論上很好呢？ 因為除非自己是很有條理的人，能讓事情大多精確的順序發生；否則實際執行下來時，很有可能會發現一開始苦心做好的年計劃在一旦走亂了後，將會完全無法調整與更新。就如同大部分人在專案排程一樣的結果 → 排了個漂亮的計劃，可是因為規劃經驗不足，規劃無法也不會因應變動，所以最後只變成牆上的裝飾品。
為何這麼說呢？
還記得我在之前的文章 預估不準，但那又如何? 有提到一個觀念。 專案規劃的目的並非是我們有自信能完全一字不漏的執行計畫，而是要透過計劃來因應變化。 也在那邊文章引用過艾森豪將軍的一段話：「Plan is nothing, planning is everything」(計劃本身不值錢，但制訂計劃卻很重要)
我總強調，專案管理的知識其實在任何情境都是通用的。 這在人生與時間管理上也是一樣。 我們計劃的結果其實不重要，反而要是讓那為基礎，方面隨時根據現狀來評估可行度、考量是否要調整、並反應在我們「當下的計畫」中(所以注意喔，年初寫好的年計劃表可不是當下的計劃了喔)。
如果還有人看不懂，那請試想想看。 你在年初提出了一堆「今年的希望」並寫入年計劃表中。 可是事情總會有新發展、人生總會碰到變化吧？
可能有哪些變化呢？
- 原來設想很容易的事情，真正開始時發現變得很複雜。 (如需追加一堆工作)
- 原來設想的發生時間發生變化。 (延遲或是得提早開始，可是因為關連的事情很多，所以後續的安排都得調整)
- 原來排序的優先順序改變了。 (比方說本來年初預定的目標，等三個月後發現不重要了)
- 某些計畫被取消了。
- 某些計畫臨時察覺並加入了。
一旦碰到事情有變時，你就會發現這方法最大的困難點 →若年初安排的事情很多，且都訂好時間後，你其實將不知道該如何重新調整。最後很可能得重做一份。
以上圖而言，這只是一個我隨便做的範例，都已經讓人看得眼花撩亂了。 若是個真實的人生規劃，整個畫面恐怕更會是密密麻麻的。到底哪些工作屬於哪個目標？ 到底哪些工作已經有所調整？ 其中是不是有可能漏安排某些事情？ 萬一計畫有變要把原來的工作改去哪裡？ 你其實根本無從檢查起。
比方說PMP的規劃來說吧。 若你二月時並沒找到合適的PMP補習班，你要如何快速的調整計畫？ 用這方法時，你得要先整個看過，辨識出哪些事情跟PMP有關，然後每個事情要重新調整到新的時間段。可是新的時間段，可能早有別的事情安排在那裡。 你要調整那些工作，你又得去分析這些工作跟哪些工作有關連。 最後你可能覺得整個打結，就放棄不做了。
當然，另一個方法就是每個月都重新規劃一次年計畫表。 可是若每個月都必須從各類目標重新Review一次，這其實是很花時間的。 當然，你也可以選擇根本不調整年計畫，而是只在月計畫或是週計畫中反應就好。 但這卻不方便我們進行追蹤。比方說若某些目標進行了一半卻要調整，你有可能根本不記得哪些做完，又哪些沒做。
所以我覺得好的解決方案是甚麼？
我自己思考了很久，最後的結論是「最上層的計畫不該涉及時間」，該像專案管理一樣，最高的計畫應該是WBS、也就是Deliverable。
在時間管理這件事情上，第一步不該去考慮時間，而是該考慮專案。而計畫安排也不該是以時間為切點，而該以事件為切點。 這句的意思是說，人生目標不該是只在年初才來定、而是隨時該有、隨時能規劃，並要能方便的併入時間軸且方便管理與追蹤。
否則，如果方法不方便好用，我們會被自己的方法卡住，最後就會選擇放棄。
這也是為何很多人有夢想，最後卻無法達到的原因。 因為他們不知道怎麼讓自己接近夢想並了解進度狀況，最後就被動的希望命運能帶我們去那裡。但這是不切實際，也是可惜的。
所以，下一篇我將跟大家分享。 行程計畫的前端到底該是甚麼東西？
為何那樣控制能讓我們更高度的掌握我們的人生，並進而達成人生目標。
