對於經常要撰寫英文書信的職場人來說，無論是開發或者聯絡，你是否準確的表達，常常決定了對方是否要回覆，也決定了客戶是否認同你。

舉個例子來說，一位負責幫公司申請國外專案資格認證的經理問我：「怎樣才能加速對方回信呢？」

原來一週前，他寫信給認證單位釐清某份文件是否也需要填寫，但對方遲遲沒有回覆，眼看申請認證的截止日期再過三天就要到了，到時認證要是沒拿到，公司就不能賣相關產品，造成公司財務損失，套句「洪荒少女」傅園慧新的金句，現在經理「著急的頭都快禿了」！

像經理這樣有求於人，卻又等不到回覆的情境，你我都不陌生。為什麼對方不趕快回信呢？明明這些要求都很簡單啊，明明我們只是要知道一個數據、拿到一份報告、確認一個流程而已，手指頭在鍵盤敲個幾下，就可以回信了不是嗎？為什麼都過了一週，卻還沒有消息呢？

對方是怎麼想的? 幾個常被已讀不回的範例

在解釋這個問題之前，先來看看另一個副理的困擾。

這位副理在日商負責品質控管，他告訴我常會收到一些「無理要求」的email。「什麼叫無理的要求？」我問， 他說所謂的「無理」指的不是無理取鬧或是不得體，而是「no reason（沒有理由）」，意思就是：有人會寫信請他提供數據、報告或幫忙處理一些事，但卻都沒解釋「為什麼」，看得他滿頭問號，覺得「我有義務做這些事嗎？」應該沒有很急吧？有時甚至遇到要求涉及機密，更讓他不知所措，乾脆統統不回，收件匣裡一堆信不知如何整理。

同樣都是 email，換個位置換個腦袋，寄件者和收件者在意的點不同。第一段的經理希望可以加速「收件者」回信，第三段的副理則是因為「寄件者」沒有解釋原因而不回信。讀到這裡，你是否已經看出如何加速對方回信的端倪呢？

沒錯！想要加速對方回信，其實很簡單！就是：給對方一個理由，告訴他「為什麼」這些數據、報告、事情「應該」要馬上處理。

讓我舉幾個容易被已讀不回的句子：

1. Could you please send me the latest figure by Jan 11?

2. Would you mind replying with your final decision?

3. Please confirm the delivery date.

這些句子文法都正確，但字面上因為少了「為什麼」的解釋，無法令人感受到回信的「急迫性」！，這時只要善用 so that（如此一來），在句子後面補上應該要快點回覆的「理由」，例如，對方只要回信就能：解決什麼問題、達到什麼目的、完成什麼人的要求、趕上什麼時間點等，對收件者「明示」若不早點回信，可能會造成的影響是什麼。

來看看例句1補上 so that 之後的差異：

1. Could you please send back the latest figure by Jan 11 so that we can finish the test by its deadline?

譯：請在1月11日之前寄回報告，如此一來我們才能在截止日期前完成測試。
明示：寄回報告具有時效性，到時沒有在截止日期前完成測試被怪罪算你的。

再看看另外兩句也補上 so that 後：

2. Would you mind replying with your final decision so that we can update the design to our regional director?

譯：是否能請你回覆最後決定，如此一來我們才能跟區經理報告最新設計？
明示：你的決定會影響的不是我，是我們經理。

3. Please confirm the delivery date so that the planners know when to schedule the order.

譯：請（回信）確認交期，如此一來規劃人員才知道何時能安排訂單。
明示：訂單要是沒安排好是因為你沒確認交期。

看完 so that 之後的原因後，收件者就會「很清楚」知道若沒有即時回信是會有「代價」的，自然就會加速回信囉！至於那位經理，他後來也用 so that 重新在確認填寫文件後補上原因（可能造成財務影響），果然對方隔天就回信，最後他也順利幫公司拿到認證囉！

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