在職場上，以往都是見面三分情，人跟人之間有事見面講，問題當面解決。但疫情時代，虛擬溝通（Virtual Communication）的需求大增，因此在見不到面的情況下，還能有良好的溝通，就成了一門顯學。

上班族每天來往的 Email 少則數封多則數百封，一個沒注意，忽略了看不見的溝通眉角，可是容易得罪人。

舉個例子，我在「商務Email的結構化寫作法」課程提到，要寫好一封 Email，就得先從基本元素下手，像是：收件者、副本、密件副本、主旨、稱謂、結尾敬辭、寄件者簽名、以及附加檔案，各有各要要注意的學問。

那麼，你猜猜看，哪一個元素沒處理好，最容易在長官、同事、客戶心中立刻黑掉，在 Email 溝通界又號稱麻煩製造機？

答案是：副本（CC）

怎麼說呢？且聽我娓娓道來。

狀況一：不知道為何在信件裡

「收件者」至少知道信是給他的，但被放副本（CC）的人常不知道自己為何在信裡。

當你打開信件，看到 Dear 後面的名字不是你，腦袋第一個問號產生。接著把視線移到副本欄，發現 You are not alone. 原來還有一群人跟你一樣像羊群般被圍在副本的柵欄裡，第二個問號浮到你頭上。

再往下看 Email 的內容，「嗯？也跟我無關啊，那我被關在這要幹嘛？」這時要是名偵探柯南般尋求真相精神的人，還會再回頭看看在柵欄的其他小羊們，試圖找出線索，但第四個問號就來了：「那個人怎麼會在這？他不是外部廠商嗎？」搞不好還有第五個問號：「他老闆怎麼也在這？」

結果，一封不是你該處理的信件，卻讓你額外花了一堆時間，去揣測寄件者到底在想什麼。

狀況二：被副本久了，對寄件者的觀感變差

看著寄件者的名字：「可惡，原來是你這時間小偷……」通常這種人，犯這種錯誤不會是第一次。

很多人會抱怨每天收到那些被副本的信件比自己是收件者的信還多，更糟的是信件的版面常會像 Line 的訊息遇到洗版的問題，信件太多，乍看之下不知哪封該優先打開。對於被放在副本裡的人，心想：我又不是主要負責這件事的人，一直收到同樣主題但又跟我無關的信件，就像家裡郵箱的廣告單一樣「就沒有要買咩，一直寄來幹嘛？」結果日後看到像廣告單的東西，一律丟垃圾桶或是忽視。

想當然爾，那個把上班的信件當廣告單在發的寄件者，自然會讓人失去信任感，「怎麼都不會先判斷啊。」往後一邊看著寄件者的名字，心中只會有O.S.出現：「你可以不要吵我嗎？」

狀況三：把老闆加進來是什麼意思？

有時候，原信件來回溝通都很順暢，結果有天收到對方再次回信，發現對方的老闆，竟然出現在副本欄位，而對方也沒打個招呼說一聲。你心中肯定會認為：「幹嘛啊？找大人來撐腰啊？」「好呀，要吵來吵啊。」於是，你也把自己的老闆放到副本，然後按全部回覆，心想「輸人不輸陣」。

結果……電話響了，老闆問你幹嘛CC他？你解釋不出來，被唸了一頓。更尷尬的是，不知為何雙方回信的內容表達愈來愈嚴肅，本來不是一件小事嗎？從一對一的討論，後面卻變成二對二的決鬥似的，再加上雙方老闆都在信上，這下誰都不能輸，看來只能爭到底了。

舉一個我之前在業界工作的狀況：當時的小主管，有天要我在客戶來往的信件，將他新增至副本，說是「想看看你們在講什麼」，當時我心想：「…呃…這樣好嗎？」。還好跟客戶交情不錯，預先打個招呼，幫主管編了個「為何在信上」理由後，就跟對方如往常通信。過了一段日子後，小主管就叫我把他從副本移掉，說他「只想要確保整件事有按計劃進行」。

狀況題練習

現在來個情境題，假設你收到 Black 的來信（如下），幸運的是這一次不用猜，因為你（you）就是「收件者」，同時在副本欄位還有另外2個人。

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To: You
Cc: Jason, Nolan
From: Black
Subject: cooperate on project #5671

Hey you,
Let’s do this together. OK?
blah blah blah and blah blah blah…
—
讀過信後，細心的你覺得 David應該也要加入討論，但Black並沒有被cc他。你心想：副本一欄應該要加上 David。

請問這時你會怎麼做？

1. 按全部回覆，默默把 David 加到副本欄位
2. 按全部回覆，在信上補充說明為何把 David 加到副本欄位
3. 直接轉信給 David 問他的想法
4. 直接轉信給 David，並且把 Black 放到副本裡
5. 只回覆給 Black，並建議把 David 加入討論

讀到這，你是否覺得頭暈，怎麼這麼多做法？不是選1就好了嗎？那這樣好了，在我揭曉每種做法會如何影響 Black 和 David 內心的小劇場之前，你先問問你旁邊的同事，看看他答案是哪個。最好也多方驗證，連同左邊別部門的人也問看看？你猜大家答案有可能一樣嗎？

我也聽過其他做法，像是直接走過去 Black 的辦公室，問他是不是漏掉 David 還是有什麼考量、或者直接打過去問 Black、或者乾脆忽略，反正他們最後自己會處理等。

接下來，讓我用自己在業界工作的經驗，簡單分析以上五種做法背後可能要思考的點。

1. 按全部回覆，默默把 David 加到副本欄位

From: You
To: Black
Cc: Jason, Nolan, David
Re: cooperate on project #5671

Sure, why not?

這樣做的確很有效率，但前提是信件內容沒有摻雜複雜的因素，像是 Black 和 David 之間是否有間隙？相處融洽嗎？或者 David 會不會因為沒頭沒腦被加入信件，覺得自己被冒犯，並且認為你是時間小偷（參考罪狀一）？

之前我在行銷部門工作就聽過一個例子。有位同仁在回某封信件時，CC了一堆原本不在信件上的人，結果收件者（原寄件者）直接回信，也不討論事情，內容只有抱怨同仁，說他怎麼可以沒搞清楚現在案子還在討論階段，把大家拉進來幹什麼等字樣…尷尬的是，那些被Cc的人也還在信上。

2. 按全部回覆，在信上補充說明為何把 David 加到副本欄位

From: You
To: Black
Cc: Jason, Nolan, David
Re: cooperate on project #5671

Sure, why not?
Btw, I cc’d David. He’s experienced too.

這做法和第一個類似，就是多了個提醒，讓信件上所有人注意到 David 的存在。對於往來的內容是否需要因此調整，大家自己決定。 不過這樣做要思考的是，Black 會不會覺得自己被冒犯，雖然你是好意提醒，但不就間接證明 Black 做事不周全嗎？

這時就換喬伊要提醒啦，若你身邊的 Black 是個尤其重面子的人，或者對自己身份地位有特別的榮譽感，想翻誰的牌都得由自己作主，別人不許多話，那最好別選這做法，免得 Black 下不了台，對你產生怨懟。

3. 直接轉信給 David 問他的想法

From: You
To: David
Fwd: cooperate on project #5671

Hi David,
Black wants cooperation (see the info below). Count you in?

這做法有可能會有買一送一的風險：一次得罪 Black 和 David。因為沒有問過原寄件者就把訊息轉寄給第三者，就好像生日有人送你禮物，你再借花獻佛轉送給別人。到後來真相曝光，送禮和收禮的人對你的觀感都很差。

David 若是個高敏感型的人，後來若發現原來自己一開始竟不在原本的信件上，很有可能會心生疑慮，納悶 Black 對他是有芥蒂嗎？幹嘛偏偏漏掉他？難道是在排擠？還是看他不爽？還是？（以下省略三千字）

至於 Black，則有可能也會覺得自己不被尊重「你有先問過我嗎？怎麼可以自己決定去 David?」同時也有可能覺得你私下轉信給 David而覺得「你們兩個是一國的嗎？」還是背後「有啥陰謀！」（以下省略六千字）

4. 直接轉信給 David，並且把 Black 放到副本裡

From: You
To: David
Cc: Black
Fwd: cooperate on project #5671

Hi David,
Black wants cooperation (see the info below). Count you in?

基本上跟做法3類似，只是稍微沒那麼陰謀論（吧？），因為你的確也讓 Black 知道信被轉到 David 那，不過 Black 還是有可能出現做法4的感受和想法。

5. 只回覆給 Black，並建議把 David 加入討論

From: You
To: Black
Re: cooperate on project #5671

David is experienced too. Put him in the loop?

比起前四個做法都冒著得罪任一方的風險，第五種做法相較之下安全多了。

不只保住 Black 的面子，搞不好還會感謝你的提醒，在下一封信趕快加入 David。又或者 Black 本來就是故意不加入 David，但因為你只回信給他，那 Black 也就能藉機說明為何不讓 David 知道的原委。

當然有一好就沒兩好，還要再私下釐清是否漏掉某個人，就需要花更多時間，事情進行的速度自然會被影響。

看完上述五種做法的分析後，你是不是覺得人生怎麼這麼複雜呀？大家內心的小劇場也太多了吧？身為職場溝通表達的講師，這十多年來，我從客戶那看了也聽了太多實例。

衷心希望，正在閱讀這文章的你的職場世界單純多了：公司文化開明、要你有話直說、不拐彎抹角、不用顧慮階級地位、沒有派系壓力、有事就能講出來…

當然，職場溝通如何應對，並沒有標準答案，答案也沒有對錯之分，純粹看個人立場和環境考量。有趣的是，我輔導的經驗常會發現大家不止做法不同，還會發生即使做法相同，背後考量也不一樣。對於同一件事大家的認知就是不一樣，這也說明為何明明我們常是好意幫忙，但別人卻有可能會有別的解讀，覺得自己不被尊重而造成更多誤會。

這讓我想到之前在業界工作，因為英文能力還行，一封Email沒幾分鐘就能打完，但即使寫完也無法立刻寄出，因為光是看著副本欄位，想著究竟該不該把老闆放進來，就夠我想半天了XDD

讀到這，你是否覺得其他元素相較之下處理起來稍輕鬆點？「收件者」是誰就放誰、「密件副本」就是把訊息偷偷給誰看，只要對方別白目到還回信給全部人就好、「稱謂」把 Dear 弄成 Hi 自己在那裝熟、「結尾敬辭」寫了 Sincerely yours 搞得信件太正式、「寄件者」就是你、「附加檔案」放了一堆頂多就是叫收件者自己慢慢打開…

所以囉，這篇文章的結論是…等等，什麼？你說還有其他「副本」的罪狀？！

喔～有人說「副本 (CC) 」也常是工作上吵架的武器。

平常沒事還好，頂多就當作收一堆沒用的廣告單，只是一旦出事，立馬就變成呈堂證供。爭執當下，你怪罪另一方針對問題沒有提早說，結果對方卻反咬你「奇怪耶，你不是一直都在cc（副本）裡，早該知道啦！」但問題是誰會特別去看廣告單啊？

要不然就是顛倒過來，當有人想要推託事情，不想為疏失負責，就故意嗆「你又沒有cc我，我怎麼會知道後來會這樣？！」

諾，看吧，「副本」可以讓人秒黑的例子還真多，CC別人之前還是再想一下吧。當然，不想黑掉的話，也可以來上我的商務EMAIL課程喔！

原文轉貼自：I am Joy Huang 網站（原文連結）