【為什麼大人學推薦這篇文章給你？】
新冠肺炎疫情在全台快速升溫，許多公司也啟動在家工作方案，以前總是在同一個空間工作的同事們，開始需要在不同空間中協作。
為協助各位在遠端工作期間仍可維持工作效率，我們特地選摘了由鄭伊廷(xdite)撰寫的《遠距工作這樣做》一書。這是台灣第一本詳細拆解遠距工作方法的實戰指南，對甫轉換至這種新工作模式的工作者更具效益與重要性，能幫助你及早發現遠距工作可能會碰上的挑戰，以及該如何正確因應。
本系列第一篇，我們討論了遠端工作模式之下的溝通要點，第二篇則討論個人該如何在「在家工作」時保持自律，不受周邊因素干擾。在這第三篇，我們要進一步思考開會的意義。
說到「會議」，不管是集中團隊或者是遠距團隊。大家都很痛恨「會議」。
為什麼？
大家需要會議的原因，是要提升效率，減少重複工作，但是絕大多數公司裡的會議，反而卻是工作上最大的效率殺手。
這就形成了一個弔詭的現象：我們需要提升效率，所以才要開會。但是開會，又造成了公司的效率嚴重下降。
我有個讀者，在我動手寫這本書之前，就希望我救救他，他認為開會才是他面對的最大問題。他說：「公司實行遠距工作之後，別說協作了，每天佔用他最大部分的時間，就是開會，每天光開會就飽了，還做什麼事？」
是的，原先開會就很慘烈了，更別說還要加上「遠距」了！
而且雪上加霜的還是這個：
原先辦公室 . 轉頭就能達成的溝通，因為在實行遠距後，不是擠進了「遠距會議」，就是這個溝通變成了另外一個「會議本身」！
會議是用來表決成果，評估未知風險用的
會議之所以變成所有人的夢魘。其實歸根究底，是因為絕大多數的人，根本不懂如何有效的開會。甚至誤會開會的目的。
我們開會，是為了「產生有效的結果」，而很多人卻誤以為開會是拿來發表「自己不成熟的想法」用的。
這就是為什麼絕大多數公司的會，都很慘烈。沒有人「負責任的節省大家的時間」，反而是「大量的在浪費彼此時間」。
所以，接下來我想要聊聊，真正要有效的開會，必須把握的關鍵原則。
其中最重要的就是，會議是拿來表決的，不是拿來討論的。這就意味著。在開會之前，每個人就必須準備幾個可能的「解決方案」。
而大家出席會議的目的，是在會議當中依據每個人各自掌握的不同訊息，去挖掘出可能的潛在風險，有效表決、妥協、組合彼此的方案，拼接成有效的成果，
這件事，我再強調幾遍都不為過：
會議是用來表決成果用的。
會議是用來表決成果用的。
會議是用來表決成果用的。
會議前，就應該先完成可靠的解決方案
以前我在網路公司時，最恨跟那些所謂「專案經理」開會，我甚至認為他們是世界上最不負責任的工作者。他們把會議美其名叫做：「發想、頭腦風暴」，實際上他們根本不做事前功課、事前調研，卻在會議上面信口開河，幻想畫餅，好像技術部門實作這些功能都不需要任何成本。
有時候，甚至這些產品會一開，就要開上三天到一個禮拜，而會議結論，卻是程式設計師三分鐘就能寫下來的用戶故事，或者是根本無法實作出來的功能。
最氣人的是，因為它們開會的結果如此的不靠譜，於是「專案經理」不甘示弱，認為程式設計師意見這麼多，不如跟他們一起開會，好一起參與「辛苦的決策過程」，不要在事後再唧唧歪歪。
事實上，程式設計師如果真的進去開會，往往不用一個小時，就會嚇得逃出來，因為這所謂的「決策發想過程」，實在是過於幼稚以及浪費時間。
這樣的情形，在許多的網路、傳統公司裡面大量的發生。
而這根本的原因，就是許多人錯誤的以為「會議，真的就是拿來開的」。
不，真正有效的開會，是必須在會議前就先形成可靠的可能方案，開會只是用來表決的。
那就意味著，工作者在開會前，必須嚴肅的去思考，這個會到底要達成什麼目的？以及就自己的認知，可能的選項又有哪些？於是，會議只是會來表決出需要的結果。
具體化會議目標
開會的效率如此的低效，還有一個原因，就是會議的目的不清晰。
比如說，會議的標題可能是這樣的：
- 改版新的商店頁面
- 提高用戶留存率
- 推出一個新產品
這樣的主旨看起來似乎沒什麼問題。但實際上都隱藏著類似的訊息缺失：
- 改版新的商店頁面：
為什麼要改版？在幾天之內要完成改版？現有商店頁面有什麼顯著的缺陷？
- 提高用戶留存率：
為什麼要提高用戶留存率？我們要提高多少比率？
- 推出一個新產品：
幾天之內要推出？目的又是為什麼？我們目標營收又是多少？
加上了這些目標上的「限制」與「KPI」。
你會發現這個會議才能「有效的被準備」、「有效的產出成果」。
而不是大家在開會時，雙手空空，腦袋空空的就直接在空中畫餅，互相浪費對方時間。
特別是在遠距時，視訊會議搶麥克風的情況會非常嚴重。正常會議，稍微插嘴還不是什麼問題。在視訊會議中，有時候因為網路關係，甚至完整的表達一個可行方案，都會受到網路輕微不穩干擾。
所以事先準備，具體化目標這件事，就顯得格外的重要。
限制會議在 30分鐘之內，且要有具體結果
一個有效的長會議，建議嚴格設定，不要超過 30分鐘。
超過 30分鐘，很多時候基本上都是無效的討論，大家的注意力會開始渙散。
另外如果真要使用投影片，不可以超過 10張。
知名電商龍頭 Amazon的老闆 Bezos，甚至是在會議上禁止大家使用 PPT的，而是要大家使用備忘錄。 Bezos要求員工在開會時，要先閱讀一份包含主旨、完整句子及敘事架構等約 6頁的備忘錄，接著所有人再一起討論會議的主題。
這樣的方法，才是節約大家精力，提高溝通效率的高效法門。一般來說，我自己是完全不參與 30分鐘以上的長會。
建立會議模板，提升會議效率
另外，我們甚至會對每一種會整理成會議模版。
每一種會應該準備、討論什麼問題，問題該如何分析，該怎麼跟進該議題，什麼時候應該出結果等等，都有明確的規定，就能提高開會的效率。
最後我也附上公司內部法務會議的模版供你參考。
本文摘自創意市集《遠距工作這樣做：所有你想知道的Working Remotely效率方法都在這裡》
遠距工作書摘一覽：
1. 【大人學書摘】遠距工作須知(一)：限制溝通次數，提高溝通品質
2. 【大人學書摘】遠距工作須知(二)：4個讓你在家也能自律辦公的方法
3. 【大人學書摘】遠距工作須知(四)：及早建立公司「知識庫」的重要性
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