打破「看TED學簡報」的迷思,99%會議你不需要成為賈伯斯

打破「看TED學簡報」的迷思,99%會議你不需要成為賈伯斯

「要是簡報時可以神複製賈柏斯的話,那該有多棒!」相信很多上班族都有過這樣的夢想,喬伊我也不例外。剛開始在業界工作時,不知從何下手,於是衝去書局,只要看到書名有「Steve Jobs」或是「賈柏斯」一律橫掃帶回家,彷佛有了他的書坐鎮,簡報力就會爆增!

事情果然沒有這麼順利…僅管按照書中所學,投影片上只放簡單幾個重要字,主管卻常露出狐疑的表情,問我到底想要講什麼。後來我又想「不然學TED Talk好了!那些講者用華麗的說故事技巧,讓底下觀眾如癡如醉、拍手叫好!」於是再次上演衝動購物的戲碼,買了一堆TED表演相關書籍……當然結果不用說你也能猜到,它們就像賈柏斯的書一樣,成為家中最閃耀的「裝飾品」。

唉!只能說當時腦波太弱,只要看到書和課程標榜「學賈柏斯做簡報,職場表現一把罩」或是「看TED Talk變簡報高手」就成功洗腦,疏不知自己只是個小小上班族,根本沒啥機會從牛皮紙袋拿出筆電,又或者在開場掰個厲害故事製造懸念,因為主管和客戶打從進會議室開始,臉上的表情就是透露著「講重點!別浪費我時間好嗎…」

斯斯有兩種,簡報也有兩種,辨別「差異」才能對症下藥

後來的故事就像我在簡報課中提起的,透過不斷上場演練,校正回歸後,我終於找到一套準備的方法,適用任何時間、地點、聽眾,也因此因緣際會成為教練,在過去幾年輔導過上千個實務案例。

現在的我可以很肯定地說,一般上班族做簡報,並不需要以賈柏斯或TED講者為目標,因為他們比較偏「表演型」,而我們最常做的則是「回應型」簡報。雖然都叫「簡報」,但就像電視節目也有分綜藝節目或談話性節目,表演型和回應型的呈現方式還是有所差異,上班族在準備前可要先搞清楚喔。

但這兩種類型究竟有什麼不同呢?現在就讓喬伊帶大家從本質看出個中差異吧!

表演型簡報像單口喜劇:講者要自帶光環

大家是否看過Stand-up comedy?(簡稱stand-up),國內常稱為「單口喜劇」或「單口相聲」,就是有一個講者站在台上,針對特定主題發表言論,在說話過程中每隔幾秒就會丟一個梗,逗得觀眾爆笑,然後他再繼續講,觀眾再被逗一次,就這樣一路笑到節目尾聲,直到講者彎腰或揮手說再見,表演結束。

例如來自南非的喜劇演員 崔弗·諾亞 (Trevor Noah),他在Netflix《天黑黑心慌慌》,一下子模仿印度口音說話,揶揄來自Great Britain的英國人「你們稱自己Great?」,一下子又模仿曼德拉和歐巴馬對話,一人分飾兩角,毫無違和,還能跳出角色用原本的聲音解說劇情,花招夠多才能讓觀眾目不轉睛,全程笑不停。

在「表演型」的簡報中,所有內容傳遞就像單口喜劇,是「單向式」溝通,講者說什麼,聽眾就聽什麼,講者不需等聽眾回應,照著自己的節奏把話說完就好。簡報情境中,講者最大的挑戰就是 You are on your own ! 在台上只有你一人,你就是這場表演的「主角」,鎂光燈打在你身上,一言一語、一舉一動完全被放大檢視,聽眾只能靜靜坐在觀眾席,默默等待即將端出的各式驚喜,就像比爾蓋茲在TED的表演,認真地訴說自己的理念,透過說故事的方式,一步一步讓你了解他們的用心及價值觀。

因此表演型的講者通常很忙,一下子秀照片、問問題引人思考,一下子又說故事、談論統計數據,在沒人回應的情況下,還要自導自演引出另一個論述,然後算好時間搭配肢體語言亦,或是端出產品sample。

此外,為了全程吸引聽眾,講者也要拿捏語速,有時還得穿插沈默,然後轉換表情再配合走位,調整語調後再說話,活生生就像演一場戲,不止考驗講者的表達能力,還需要相當大的魅力才能吸引人。這也說明為何坊間跟「賈柏斯」或「TED Talk」相關的書或課程,大多強調如何透過技巧,讓講者像電影主角般,在場上發光發熱,舉手投足都能吸睛。不過也因為是全場唯一的光源,必須確保內容有足夠亮點可以照耀聽眾,不至於千篇一律或沒梗,在聽眾心中瞬間被拉黑…

回應型簡報像互動式舞台劇:聽眾才是光的來源

那麼最貼切一般上班族的「回應型」簡報呢?

台劇《我們與惡的距離》經改編後推出舞台劇,其中最為人津津樂道的是舞台劇和傳統固有劇本有所不同,每場舞台劇的場景轉換和結局,都會隨著現場觀眾投票的結果所影響,結局共有4版,據說演員們對於不知道當天會演到哪個結局,都感到相當緊張呢!這種「不知道結局為何」的感覺,是不是很像上班族簡報前的心情?在這情境下,講者看似像主角被眾人盯著,但事實上劇情要怎麼發展,最大的關鍵反而是「聽眾」!

過程中,聽眾隨時可以說話及發問,主管可能會突然問一句「所以呢?」,客戶可能會說「但這設計跟我想的不一樣啊!」,這時非常考驗講者的應變能力,能不能在時間和地位的壓力下,保持一顆清楚的腦袋而不會亂了陣腳,尤其簡報當天還可能會有不可預知的緊急狀況,像是聽眾遲到早退、意見分岐、討論歪樓、該做決策的人猶豫不決、你講在興頭上卻頻頻被打斷,造成結局二二六六,最後不了了之。

關鍵差異取決於聽眾心理動機-是盯你還是拜你?

根據以上兩種簡報情境,你看出聽眾的「態度」差異很大嗎?

在表演型的簡報情境中,聽眾大多是慕名而來,僅管全程無法發言,不知劇情走向也會專注傾聽,配合反應,就算講者沒有一開始就講結論也沒關係,因為聽眾就是來聽故事的;相反地,上班族做的簡報,不管是例行週報、產品介紹、進度更新等,在製作內容時則需要快、狠、準!沒辦法,老闆、客戶的時間都很珍貴,百忙之中來聽你說話,要是沒聽到對等的資訊,又或者自顧自講述事情的來龍去脈,卻沒先講清楚結論和要做什麼決策,那麼下場肯定很慘烈。

讀到這,你覺得表演型還是回應型,哪個在準備上會簡單些?

感覺兩個好像都很難,若讓喬伊選,依然覺得「回應型」在準備的壓力上會少一些,畢竟「表演型」的成敗全部掌握在講者手裡,但一般「回應型」情境,講者和聽眾同等重要,也因此多了人一起分擔責任與壓力。

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原文轉載自:我是黃喬伊原文連結

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黃喬伊 Joy Huang

英國亞斯頓大學行銷管理碩士,現為識博管理及「大人學英文」合作講師兼國際溝通顧問。超過八年受邀至各大企業,教授跨國商務溝通課程,主題含商務會面、視訊及電話會議溝通、商務簡報、國際商務書信、跨文化社交溝通禮儀等。授課對象多元,有百大企業白領、美國矽谷工程師、國內新創團隊。雖然擁有接近母語的英文能力,卻是土生土長的台灣女孩,理解台灣人學習英文的盲點與痛處。擅用行銷、專案管理、心理學、及行為學,協助上班族快速溝通、一步到位。