昨天企業內訓，上課中有位學員一直出去接電話，最後一次接電話是上午11:25，之後就她再也沒進教室了。

中午12:30休息時，我走到大樓外的花圃，猛然間聽到後方抽抽噎噎，偷偷一看，居然是上午一直出去接電話的學員，待她哭了約5分鐘後，我走上前去遞了面紙，抱了抱她，接著和她說：「想想你為何而哭後，擦乾眼淚，還是要準備下午上班。」

我準備離開時，她叫住了我，說：「老師，我可以跟妳談談嗎？」

我立即坐在她旁邊，她緩緩道來：「早上我的主管明明知道我要上課，卻一直打電話來痛飆我報價單打錯數字的事。我說我下課後馬上改，請他等等！他卻不管我狀況，反而在1小時內狂摳我4次，口氣不好不說，根本是不想讓我上課，故意找我麻煩嘛！我都覺得他想逼人離職！」

聽了她的敘述，全部都是主管的錯。怪不得她委屈。

我問她：「如果今天妳是主管，報價單打錯數字，妳會生氣嗎？」

她說：「我不會這麼生氣，會好好跟員工說。」

我接著又問：「我再問你，主管何時跟妳說數字錯了？」

她回答我：「昨天晚上7點多，但當時我已下班，心想明天再改。可是一早又得上課，所以還沒抽出時間改。」

聽到這個陳述，我已經知道原因了。常常我們處理行政事務時，面對瑣事往往選擇自己想做的，而不是必須立刻去做的，若是這個女孩提早10分鐘到公司修改報價單，事情全處理好了，也可以開心上課。

善用時間四象限以及蠶食原則，讓你在時間內完成工作

面對必須要處理的事件，我會先這樣掌握兩個原則：

原則一：以四象限安排事情的優先順序

首先，你可以以「重要」和「緊急」這兩個程度指標為X、Y軸畫出四個象限。這個象限是著名的時間管理矩陣，很多人都有提過，不過我覺得的確很好用，我提一下我的使用方法。我都會在每天下班前先檢討今天沒有完成的事項，再寫下明天有哪些事情要做。最後，再依分項原則來安排輕重緩急。

我會將事務分成「重要又緊急」、「緊急但不重要」、「重要但不緊急」與「不緊急又不重要」。「重要又緊急」的事項，一定是當天一進公司就開始處理，處理完後才再開始處理「重要但不緊急」的事項，而「緊急但不重要」可適度的尋求協助或分工出去，降低這部分的事項數目，「不緊急又不重要」則可考慮不做。

原則二：使用「蠶食原則」拆解任務，再排入行事曆

針對執行期間比較長，或者比較大型任務，我會使用「蠶食原則」，也就是先一點一滴的拆解任務，再推動進度。

我覺得人在時間管理上最常犯的一個錯誤就是拖延，比如說剛剛接到下禮拜三要完成的任務，就應該要馬上寫到行事曆中，並把任務分成不同步驟，一天做一點，才不會常常拖到最後期限才開始做，通常都會來不及。

還記得自己以前擔任秘書時，被主管痛罵的情狀雖不多，卻不敢沉溺於情緒太久。因為我每次總是想到，自己肩負重責，儀容和工作都需要我整理。雖然難過在所難免，也只能在廁所擦掉眼淚，盡快光鮮亮麗的回到座位繼續工作。

下次再遇到相同挫折，請你把握工作原則，徹底檢討每件事情的原由，並且警惕自己凡事「不貳過」，才是職場續航力的生存王道。

原文轉載自：職場必學基本功