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在上一篇文章《做好筆記就能掌握人生？新鮮人一定要做的3種筆記》中，我提到我們大家在離開學校、進入職場後，開始會有很多被交辦工作的機會。不過，這些交辦工作的人通常又不會耳提面命地催促你完成，也因此你需要透過一些方式，確保自己有把這些工作記住並做好。

我在那篇中有提供大家三個建議，包含：

1. 空出你的大腦

2. 有效率地做事

3. 講老闆懂的語言

而上次我談了【空出你的大腦】，在更之前的文章中，也提過【講老闆懂的語言】。這次，我想來談談如何【有效率地做事】。

所謂「有效率地做事」，指的是在你進入職場的初期，就該學一些能提升自己工作效率的知識。

雖然該學的東西其實不少，甚至可能得花非常長的時間才能學得差不多，但在進入職場初期，若什麼都學，也可能什麼都不精。因此在這篇文章中，我就談六個最核心的技能就好。

你可以依循內容來有方向地學習，也思考看看自己目前在這幾個方面做得如何。

第一個方面是時間管理。

講到「時間管理」，很多人直覺會想到的恐怕是學個什麼方法，讓自己能在同樣的時間內做兩倍的工作。

但這其實僅是時間管理的一小塊，畢竟時間能縮短的幅度終究有其極限，再怎麼縮短也不會跟別人差太多。我認為更重要的時間管理能力，反而是「怎麼選擇」。

「選擇」的意思，就是怎麼在上班環境中正確地理解老闆的所思所想，知道哪些事情重要、哪些事情是其次，然後做出正確的優先排序。

當然，你手上的事情會不斷增加，所以接下來，你則需要發揮減法思維，把那些重要的事情做到最好；而重要性次之的事情就稍微往後推遲，甚至利用簡易的方式做到剛剛好就好。

所以對我而言，「時間管理」背後其實包含了幾項重點：

1. 理解老闆

2. 優先順序

3. 減法思維

因為時間終究有極限，我們誰也不可能把所有事都做得面面俱到。也因此，知道如何選擇、並把真正重要的事情做好，這是所有人在職場上都需要具備的敏感度。

第二個方面是專案管理。

若你已經追蹤我們一段時間，大概知道我們一直以來都從事「專案管理顧問」的工作。在我們剛開始接觸專案管理時，所謂「專案」還只是規模比較大的公司才有、也才比較重視，並有「專案經理」這個職務。

但是這兩年專案管理越來越普遍，幾乎各行各業內都有所謂的「專案」。這其實從我們最熱門的專案管理課程【專案管理一日特訓班】的學員工作背景中，也可以明顯察覺。

早期，參與這門課的同學大多都來自科技業、軟體業和金融業，接著慢慢出現製造業以及公部門的從業人員。到了現在，幾乎各行各業都有人來上課，而且學員年齡層也逐步下降。

其實與學員們一聊也就不難發現，因為現在各行各業變動都很快，所以很多行業都開始有「臨時性任務」-- 也就是老闆突然有個點子，便從各部門拉幾個人出來執行。這也就是所謂的「專案」。

而你一想也就知道，這類點子來得突然，恐怕連老闆自己都未必有思考得很周詳；加上參與的成員橫跨公司好幾個部門，過去可能也不曾一起工作過；再加上由這個臨時編制的團隊提出的方案，最好還要受到市場接受和喜歡……要在這樣的狀況下快速完成任務，真的不容易！

不過，你若在很年輕時就有專案管理的概念，能把這類「突發事件」妥當地規劃並執行，那之後不管去哪裡工作，職涯之路大概都會順遂許多。

很多年輕人也會來問我：「我剛進入職場，沒有什麼非常紮實的技能，那我可以學什麼？」我其實都會推薦大家學習專案管理，增進溝通及協調調度的能力。

因為無論你最後發現自己的天賦熱情在哪裡，這都能成為你底層的重要能力，讓你做起事來更有頭緒！！

第三個方面是Excel。

我之前在文章中提過，其實大部分的年輕人最該在學校學好的能力，除了本科系的專業知識之外，就屬微軟的Office軟體工具。原因在於，在你出社會後，立刻就要長時間和這些工具打交道。

而在Office系列中，又以Excel最重要。

為什麼呢？

因為在你還很菜的階段，離上台做簡報大概還很遠，所以PowerPoint可能不是最優先會用上的。

至於Word，雖然它也有很複雜的用法，比方說製作目錄之類的功能，但剛入職的頭幾年，老闆大概不會要我們寫非常複雜的文件。另外，簡單的Word文件你大概也很難搞錯甚麼。

而且因為Word文件最後常是轉成PDF或是列印出來，所以就算你真的甚麼排版技術也不會，只要懂得多按幾下空白鍵或就算用些笨方法來調整，大概還是能排出「看似OK」的文件。

但Excel就不同了。有些功能你若不會，比方說函數或樞紐分析等，那就真的很難蒙混過去。而這些功能的會與不會，也會天差地遠地反映在工作效率上。

一開始進入公司，需要用到Excel也很正常。以我自己而言，在我當年第一份工作的頭兩個月，老闆唯一叫我做的事情，就是打開合約的圖面，找出每個柱子的資料，然後用Excel做一份整理表給他。

雖然我是土木工程師，但一開始到公司，老闆也確實不可能直接就叫我們設計甚麼東西，一開始當然都是整理資料開始。

你若擅長Excel、能把資料整理得又快又好，尤其在數字部分能用公式函數的方式整理齊全，甚至之後要調整一些地方，數字一改再套入公式就有新答案出現，老闆自然就會產生「這個員工很機靈、敏捷」的好印象。同時，這也能讓你工作得更輕鬆。

所以在我看來，Excel也是越早學透越好的技能。

至於第四個方面，則是檔案存放。

所謂「檔案存放」，其實就是你自己怎麼整理資料，包含實體文件，以及硬碟中的虛擬資料。另外，也包含怎麼做版本控制等事宜。

這為何很重要呢？

因為在工作上，有很多檔案或文件是會有機會重複使用的。某個任務就算今天做完了，難保三個月後不會又要再進行一次。

如果之前的資料你都能快速找到，往往就能快速做出一個新版本。而想快速找到之前的資料，一開始怎麼建立Folder、怎麼命名，就變得很重要。

但偏偏有些人就是習慣把所有工作檔案都丟在桌面，什麼整理工作都沒做，這樣一來，之後要尋找某些檔案，往往就成了痛苦的大工程。

甚至，你還可能誤刪了、或是不小心存到別處去了，也因此下次要用的時候，花再多時間都找不到。這找檔案所需耗的時間，往往就會造成工作效率低下。

另一個很多年輕朋友容易疏忽的，則是「版本控制」的概念。

比方說你寫了一份文件給老闆，老闆說想改幾個地方，大部分年輕朋友的做法，可能就是改完後直接存檔、覆蓋掉原有的版本。但有些時候老闆後續想一想，可能又會跟你說：「我想還是用原來的版本吧！」結果你並沒有將原本的版本留下來，這就可能會很麻煩。

所以以我自己而言，我會盡量留下過程中的每個版本，以備必要時使用。

像我們經常會到企業內上課、或者開設公開課程，我其實都會留下每次上課的投影片內容。因為這麼長時間中，內容難免會做些微調。如果有個學員來跟我說他在2018年1月23號上過我某堂課，那我就可以清楚知道他當時上的版本究竟談了什麼內容、傳達了什麼樣的概念，也就不會雞同鴨講。

在職場上，別人其實經常會需要你提供或參考之前的檔案來做事，所以建立好的檔案管理能力，也是非常重要的事情。

第五個方面則是文件製作。

我之前說過，文件是別人認識我們的第一關。

當我們剛到一家新公司報到，老闆根本不會知道我們的能力。但如果你做的文件每次都亂七八糟 -- 格子大小不統一、顏色混亂、閱讀動線不清楚、各種字形亂用、不用標點符號，就很容易傳遞出負面印象。

你大概不難想像，當別人讀到這樣的文件，很容易會覺得我們恐怕缺乏組織能力、邏輯不好，對我們印象大扣分。

所以，製作文件前除了想想內容要寫什麼，最好也想想怎麼樣的呈現能讓讀者輕易看懂！

這其實也跟前面的Excel有關。我們在職場上難免會需要製作一些表單，但表單除了要能快速做出來、確保數字與資料正確，也還要進一步想想，這個表單要設計成什麼樣子，才能讓別人「一眼看懂」。這有時甚至會比內容本身還更重要！！ 

至於跟工作效率有關的最後一項，也就是第六個方面，則是表達能力。

表達能力最容易理解的說明，就是如何說話、如何表達自己的觀點。因為你可能很聰明，腦海裡頭有很多好點子，可是別人若不知道或聽不懂，那就等於沒有。

也因此，你學了多少東西、你會多少東西很重要，但輸出與Output的能力一樣重要。這包含文字（比方說寫文章、寫Email、甚至是提案），也包含說話（無論是閒聊或有邏輯地把事情講清楚）。

表達能力好壞，可能影響你手上是否有充足的資源來推進工作；甚至當你面臨變動及需求的調整，你能否說服別人來支援。

另外，上台演講和簡報也包含在這個部分當中。雖然在我們進入職場的初期，可能不會有太多演講或簡報的機會，但一段時間過後，必定會有類似的工作需求。此時你若能表現得好，也會替自己帶來更多職涯上的好機會與能見度。

這也是一個需要長期努力的訓練。

以上，我們快速地把與工作效率密切相關的六項技能認識了一遍，包含時間管理、專案管理、Excel、檔案存放、文件製作與表達能力。希望各位能盡早以此為目標，方向清楚地來學習。

最後附帶一提，如果你想要系統化地學習這些能力，也歡迎你進入「大人學」課程網站，點選「年輕上班族必修」這個課程清單。在這個清單中，你可以清楚看到與以上講到的能力對應的課程，透過向專業講師學習，快速拉高自己在這幾個方面的能力喔！！

 

內容口述 / 張國洋；整理 / 鐘敏瑜

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