【為什麼大人學推薦這篇文章給你？】

新冠肺炎疫情在全台快速升溫，許多公司也啟動在家工作方案，以前總是在同一個空間工作的同事們，開始需要在不同空間中協作。

為協助各位在遠端工作期間仍可維持工作效率，我們特地選摘了由鄭伊廷(xdite)撰寫的《遠距工作這樣做》一書。這是台灣第一本詳細拆解遠距工作方法的實戰指南，對甫轉換至這種新工作模式的工作者更具效益與重要性，能幫助你及早發現遠距工作可能會碰上的挑戰，以及該如何正確因應。

前面的幾篇選文，我們討論了溝通要點、自律方法以及正確的開會方式，最後這一篇，我們則要討論「建置內部知識庫」的重要性。

你可能會覺得有點疑惑，在家工作跟建置知識庫有什麼關係？事實上，像流程文件、人員手冊、一周內常多次被提及的工作疑問等內容，平時就該建置成資料庫，這能帶來減輕關鍵員工工作量、讓新人快速上手，留存公司知識等好處，而在遠距工作時期，在溝通成本高的狀況下，健全的公司資料庫更能省去員工相互詢問的時間，把更多的心力放在真正關鍵的工作上。

以下，就讓我們透過作者的說明，更進一步了解建置知識庫的細節資訊。

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很多公司，之所以內部沒有建置知識庫（Wiki），卡在內部幾個原因：

1.      員工懶得寫

2.      老闆、Manager 覺得沒有必要

3.      員工擔心自己工作沒保障

4.      老闆擔心公司關鍵技術流失，或者洩密

只有少數一些公司與主管與意識到建置知識庫的好處。這裡我可以針對一些讀者常見的疑慮，統一做回答。

寫知識庫真的能增進團隊實力呢？

能，絕對能。

一些朋友。往往羨慕我過去所待團隊的技術實力。總覺得怎麼只 能這麼少人，就能做這麼大的事。

其實背後的大功臣，就是知識庫。

我帶的每一個團隊。幾乎背後都有一個龐大的知識庫。

說個技術圈故事，但這還不是瞎扯。我過去曾經服務某出版集團的技術部門，其知識庫豐富程度，甚至到了很多程式設計師耳聞該知識庫的傳說，視為自學寶典。踴躍報名入職該公司。

團隊知識庫的好處有幾個：

1. 新人能夠快速上手

我們公司許多職位，都有工作手冊與七天上手訓練指南，不管是 程式設計師，或者是客服。

原因是這些工作都有高度共同作業流程。這些作業流程說簡單不 簡單，說不簡單也簡單。但就是帶入門需要老手的時間與整個團隊 的遷就。

因為我們有了相對豐富的知識庫，其實許多基礎問題，新手自己一查就找得到，能夠很快解決基礎問題，大大節約了團隊的時間。

2. 降低常見問題帶來的打斷

程式開發團隊裡面，會有非常多的「豆知識」。這些知識說重要 不重要，說不重要但其實也有重要的時候。說大不大，說小也不小。

但是就算是自己曾經解過類似的問題，有時候也忘記過去曾經找 到的答案。更不用說可能這些答案，是同事解出來的。

開發程式往往是高度專注的工作，程式設計師非常厭惡被人打斷。所以一個高效能夠自助上手的知識庫，能夠巨大的提升程式設 計師的開發效率。

3. 沉澱實力、解放重複

有些團隊內部可能擔心 Job Security 的問題。怕寫了文件以後， 自己就是個可有可無的隊員了。

這樣的情形其實根本不存在。

一般員工對於寫文件有個經典迷思，就是寫文件就是讓自己有可取代性，所以不想寫文件。

但真實的情形是，我也當過員工，我發現身為員工，要有高的「被取代性」，才有機會升職。

因為在職場上，我們每天遇到的是大量的重複性工作，如果你將知識藏著，後面可能會演變成某些大量的工作變得只有自己能夠做。

剛開始你可能會覺得自己變重要了。但久了以後就會發現不對勁。因為你的工作會大量充斥著你這些不得不做的重複性工作，而 且除了你之外沒人能接手。

你覺得厭倦，但是公司也很無奈，因為其他人接不了手。你想接 新任務，老闆卻不准。因為老闆覺得你原先的工作太重要了，最好不要分心搞其他的...你很難請假，因為這個業務只有你會。假日出事了，你還要緊急接電話處理。

最後你覺得這工作爛透了，要辭職。最後你損失了，公司也損失了。

我在年紀很輕時，就發現了這樣的惡性循環。

如果要讓自己升職進步工作輕鬆， 最快的方式就是寫文件、教別人。

為什麼呢？

- 因為自己教會別人，還寫了一份文件，以後有同樣的新人就不用再浪費我的時間，甚至可以直接把工作交接出去，自己去挑戰新技能。

- 解過的問題寫成文件，別人要問我的話，直接扔給他一份連結就好，連話都不必跟他多說。

- 請假時，因為一些關鍵流程都在 WIKI 裡了。只有非常非常重要交不出去的東西，才需要找到我，其他狀況，職代都能看 WIKI 解決。

- 自己以前踩過的坑，不需要重新研究一遍。

- 因為願意教別人，有大量時間可以玩新東西。所以，老闆很賞識我。

我有時候還會假日時，把一些程式設計師界共用的知識流程，發 表整理在我的部落格裡面，這些最後也沉澱成為我職場資產的一部份。

4. 產生正循環

當我開始習慣寫文件、釋出文件後，同事耳濡目染也會開始養成 寫文件的習慣。

無形之中，整個 Team 開始因為這些文件解放自由，更有時間去探索、學習新的方向。而不是原地踏步一直在幹同樣的事情，陷在 同樣的問題。

同時間，因為有知識庫，我們也開始認同沒有必要去打斷其他人 或者廣播其他人，只是為了問一些雞毛蒜皮的問題。有事直接上知 識庫查或者寫到知識庫就好。

工作上很多時候，不得以去打斷他人，往往只是為了求教於同事 一件小事而已。

所以。如果你想要提高團隊的溝通效率。

而團隊裡面沒有知識庫的話。我建議盡快架設一個。你會發現， 架設知識庫之後，團隊的生產力會得到很大的噴發。

機密流程洩漏該怎麼辦？

當然，不是所有流程與問題都能上知識庫。有些團隊會害怕流程 能夠讓團隊存取，將來有人叛變。會造成商業上的損失。這裡我覺得可以切成幾個問題去思考：

1.      將共用流程整理上知識庫帶來的好處，是否遠大於不寫知識庫的好處？

2.      機密流程佔整個公司的知識庫的多少百分比？

3.      你的機密流程一到競爭對手或讓公司同事自起爐灶，就能造成你商業上嚴重的打擊嗎？

4.      公司同事入職，你是否讓它們簽訂過保密協定以及洩密懲罰條款？

當你思考過這幾個問題，也許你就知道如何構築防火牆，以及拿捏流程進知識庫的尺度在哪裡。

如何促成大家喜歡寫知識庫？

我們團隊有一套標準做事流程：

1.      平日在工作系統裡面，詳細紀錄自己工作時遇到的狀況，方便同事換手。

2.      在當週結束時，將一周之內最常遇到的重複工作流程，整理成一篇文章 +FAQ，放上知識庫。

而詳細紀錄自己工作時遇到的狀況。這件事是「強制性」的。 有兩個好處：

1.      別人換手時可以知道發生什麼事。

2.      因為這個動作是順手的。有寫有記憶。這樣寫知識庫時回憶就不會太痛苦。

一旦人只要覺得麻煩，就不會動手想做。同事之所以不想寫文件，是因為太費力。

所以一定要將這個習慣動作，整合到日常的小工作流程裡面，大 家動手的意願才會高。

 

 

本文摘自創意市集《遠距工作這樣做：所有你想知道的Working Remotely效率方法都在這裡》

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遠距工作書摘一覽：

1. 【大人學書摘】遠距工作須知(一)：限制溝通次數，提高溝通品質

2. 【大人學書摘】遠距工作須知(二)：4個讓你在家也能自律辦公的方法

3. 【大人學書摘】遠距工作須知(三)：會議不是拿來開，是來決議與表決的

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